El treball empresarial, especialment en un entorn d’oficines, exigeix un cert grau de col·laboració. Per exemple, les decisions importants sovint requereixen la perspectiva de més d'una persona i el treball important sovint necessita l'experiència de diverses persones per fer-ho. Les reunions són una manera de fer que la col·laboració estigui estructurada i organitzada, però sense un sentit de propòsit ni control, les reunions poden esdevenir fàcilment excessives i ineficients. Saber planificar, preparar i dirigir una reunió que presidiu pot marcar la diferència entre una reunió eficaç i una de desaprofitada.
Passos
Primera part de 3: Preparació de la reunió
Pas 1. Comenteu la propera reunió amb els vostres assistents
Quan assabenteu que presidireu una propera reunió, una de les primeres coses que hauríeu de fer és dedicar una estona a parlar amb les persones que hi assistiran (sobretot persones d’alt rang o importants). Pregunteu-los si hi ha alguna cosa que voldrien parlar específicament a la reunió. Preneu nota de les seves respostes i utilitzeu-les per guiar-vos a l’hora d’escriure l’agenda.
Preguntar als assistents sobre allò que voldrien discutir és una decisió intel·ligent no només perquè facilita l’escriptura d’una agenda, sinó també perquè els involucra en el procés de reunió fins i tot abans de començar. És més probable que les persones assisteixin i prestin atenció durant les reunions si saben que es tractaran qüestions importants per a ells
Pas 2. Redactar i distribuir una agenda
Una agenda de reunions pot ser una eina valuosa no només per al president d’una reunió, sinó també per als convidats assistents. Les agendes contenen informació valuosa sobre la reunió, com quan serà, on tindrà lloc i qui hi assistirà. El més important, també descriuen tots els temes de discussió previstos, permetent a tothom preparar-se. Envieu la vostra reunió abans de la reunió; com més important sigui la vostra reunió, més aviat l’heu d’enviar.
Una cosa que la vostra agenda hauria de contenir és un límit de temps aproximat per a cada tema de discussió. Tenir un calendari aproximat abans esborrat fa que sigui molt més fàcil mantenir la reunió en bon camí. Tot i que alguns punts de l’agenda poden durar molt (i d’altres poden quedar-se curts), una programació facilita molt el seguiment d’aquests elements i els ajustos en conseqüència
Pas 3. Investigueu els temes de discussió i les reunions anteriors
És possible que les persones que assisteixen a la vostra reunió no estiguin al dia en tots els temes que teniu previst discutir; és possible que alguns no hagin assistit a reunions anteriors, mentre que d'altres simplement ho hagin oblidat. Com a president de la reunió, és una bona idea conèixer la història de la discussió fins ara. Proveu de parlar amb persones que van assistir a reunions importants anteriors per conèixer qualsevol assumpte pendent important que hauríeu d’abordar a la reunió. També és possible que vulgueu sol·licitar les actes de les reunions anteriors a un registrador oficial per ajudar-vos a dirigir la vostra planificació.
Les actes de les reunions anteriors poden ser un recurs important per a vosaltres com a president. Aquests resumeixen les discussions i decisions que es van produir durant les reunions passades, cosa que fa que sigui relativament ràpid i fàcil d’actualitzar. Fins i tot és possible que vulgueu distribuir minuts importants de la reunió als assistents amb la vostra agenda
Pas 4. Prepareu el vostre espai de reunions amb antelació
El dia de la reunió, voldreu assegurar-vos que la sala o el lloc on voleu reunir-vos sigui net, presentable i a punt per acollir els assistents. Voleu assegurar-vos que els components tecnològics de la reunió (com ara presentacions, projectors, pantalles, etc.) funcionen correctament i estan completament preparats, ja que el snafus tècnic pot perdre molt de temps i deixar la pista fora de pista.
Si utilitzeu una presentació electrònica (com ara PowerPoint, etc.), preneu-vos un moment per familiaritzar-vos amb el control remot o el clic que utilitzarà per recórrer les diapositives. No voleu perdre el temps buscant els vostres controls quan podríeu estar discutint qüestions importants
Part 2 de 3: Fer de president durant la reunió
Pas 1. Truqueu a la reunió per encàrrec
Quan la reunió arribi a l’hora d’inici prevista i tots els assistents (o almenys tots els importants) hi siguin presents, crideu l’atenció de tothom a la sala. Presenteu-vos com a president i indiqueu el propòsit de la reunió. Estableix el període de temps previst per a la reunió informant a tothom del temps final per al qual estàs disparant; és possible que córrer llargs o curts, però indicar el límit de temps previst ajuda a mantenir la reunió en bon camí. Si alguns dels assistents no es familiaritzen els uns amb els altres, preneu-vos un moment per fer una breu trucada nominal i presentar als assistents importants.
Tingueu en compte que algunes empreses i organitzacions tenen procediments estrictes i regimentats per obrir i dur a terme una reunió. Per exemple, la Federació Americana d’Empleats d’Estat, Comtat i Municipals (AFSCME) utilitza un sistema anomenat Regles d’Ordre de Robert, que inclou la convocatòria de la reunió fent petar un martell i regles molt específiques per introduir i aprovar mocions
Pas 2. Resumeix els punts rellevants de les reunions anteriors
Al començament de les reunions que formen part d'un llarg projecte en curs, voldreu conèixer breument a tots els assistents l'estat del projecte fins ara resumint ràpidament els esdeveniments o decisions rellevants de les reunions anteriors. Pot ser que no tots els assistents tinguin coneixements tan rellevants sobre els temes de discussió, de manera que posar-los al dia a tothom ràpidament pot ajudar a fer que la vostra reunió sigui eficaç i eficaç.
- En lloc de resumir vosaltres mateixos les reunions anteriors, és possible que vulgueu que un escriba o un registrador oficial llegeixi les actes de les reunions anteriors per donar al resum una sensació de formalitat.
- També podeu considerar llegir correspondències o comunicacions importants que s’hagin produït des de la reunió anterior.
- Tingueu en compte que si proporcioneu còpies de l’acta / correspondència als assistents, generalment no es requereix llegir en veu alta.
Pas 3. Permetre que els assistents importants informin sobre l'estat de les coses
A continuació, permeteu a les persones amb coneixements rellevants que informin l'assemblea de les novetats recents o recents que s'han produït des de l'última reunió. Poden ser pràcticament qualsevol cosa, per exemple, aquí es poden abordar els nous problemes que afronta la vostra empresa o organització, els canvis de personal, els desenvolupaments de projectes i els canvis d’estratègia. Els assistents a la reunió també voldran conèixer els resultats de les accions específiques que es van prendre a causa de les decisions preses a la darrera reunió.
Pas 4. Tracteu qualsevol negoci pendent
Si hi ha algun problema que encara no s'ha resolt o que no s'ha pres cap decisió des de l'última reunió, feu un esforç per solucionar-los abans de passar a nous problemes. Com més temps es retardin els problemes antics, menys assistents voldran assumir-ne la responsabilitat, així que intenteu definir i resoldre qualsevol problema pendent durant la reunió. Normalment, els assumptes pendents s’anuncien específicament com a "indecisos" o "presentats per a futurs debats" en minuts de les reunions anteriors.
- Depenent de la cultura i les normes en què treballeu, el vostre negoci o organització pot tenir procediments específics per prendre una decisió; per exemple, és possible que els assistents a la reunió simplement hagin d’arribar a un consens majoritari o es pugui encarregar un grup selecte d’individus d’alt rang. amb tota la presa de decisions.
- Tingueu en compte que algunes coses són massa grans per completar-les entre reunions. No necessàriament heu de detenir-vos en el progrés dels projectes a llarg termini que encara no estan acabats. Tanmateix, haureu de plantejar decisions o projectes on calgui actuar.
Pas 5. Dirigiu-vos a qualsevol negoci nou
A continuació, traieu nous problemes, preocupacions i qüestions que cal discutir. Aquestes haurien de ser coses que es deriven de manera natural dels desenvolupaments que s’han produït entre reunions anteriors i actuals. Intenteu obtenir decisions concretes i concretes dels assistents: com més articles deixeu indecisos, més assumptes estaran pendents de plantejar la propera reunió.
Pas 6. Resumeix les conclusions de la reunió
Quan hàgiu abordat tots els negocis passats i presents, preneu-vos un moment per resumir les conclusions de la reunió per a tots els assistents. Desgloseu els resultats de totes les decisions que es van prendre i, si cal, descriviu les accions específiques que s’espera que realitzin els assistents abans de la propera reunió.
Aquest pas és crucial: és la vostra última oportunitat per assegurar-vos que tothom surti de la reunió sabent exactament on es situen els vostres projectes i què s’espera d’ells
Pas 7. Acabeu establint les bases per a la propera reunió
Finalment, digueu a tothom què podeu esperar per a la propera reunió i, si ja heu començat a planificar-la, digueu-los quan i on esperen que sigui. Això ajuda a donar als assistents la sensació de continuïtat d’un projecte o decisió important al següent i els proporciona un termini per avançar o completar les seves tasques assignades.
Tingueu en compte que no necessàriament heu de planificar una altra reunió si us dirigiu a tots els negocis passats i presents a la vostra actual. Tanmateix, si hi ha prou assumptes pendents per justificar un debat futur o està esperant per veure com es desenvolupen certs projectes, probablement sigui una bona idea
Part 3 de 3: Liderar la reunió amb eficàcia
Pas 1. Guia la discussió, però no la dominis
Un dels vostres papers com a president de la reunió és mantenir la discussió en moviment i en tasques. El vostre paper no és oferir opinió sobre cada tema ni mantenir el debat en un calendari exacte. Tenir certa flexibilitat. Deixeu que la resta d’assistents parlin lliurement i permeteu que sorgeixin nous temes de discussió encara que no estiguin a l’agenda. És possible que hàgiu de finalitzar o canviar subtilment certs temes de conversa per mantenir el debat al bon pas, però no us hauríeu de sentir com si hagueu de controlar tots els aspectes de la reunió. Al cap i a la fi, és un procés de col·laboració.
A mesura que avanci la reunió, vigileu la vostra agenda. Si aneu enrere, potser haureu de saltar-vos determinats temes de discussió o posar-los a la taula per a més endavant, en interès del temps. No tingueu por de fer-ho si els temes que es tracten són molt importants
Pas 2. Animeu a tots els assistents a participar-hi
Com a president de la reunió, la vostra feina és assegurar un debat obert i productiu. Si observeu que certs assistents que poden tenir coneixements rellevants sobre els problemes en qüestió no s’obren al grup, animeu-los a parlar. No cal desafiar-los ni cridar-los directament; simplement dir alguna cosa en la línia de "Crec que l'experiència de la senyora Smith seria útil aquí" és una manera fantàstica d'atraure els membres menys actius de la reunió.
Pas 3. Assegureu-vos que tothom entengui el que s'està discutint
Pot ser difícil recordar que no tots els assistents a la reunió tenen la mateixa experiència o coneixement en els temes de discussió. Per assegurar-vos que tots els assistents a la reunió hagin passat el seu temps amb prudència, és possible que vulgueu aprofitar per simplificar breument qüestions o temes complexos quan apareguin. Sens dubte, els assistents menys coneixedors ho agrairan.
Pas 4. No ignoreu les preguntes difícils o incòmodes
Si un president competent no els manté sota control, les reunions poden ser molt poc productives. Intenteu assegurar-vos que tots els assumptes importants que vareu discutir siguin tractats. No permeteu que els assistents canviïn la culpa ni ofereixen excuses vagues per problemes que no s’han solucionat. Intenteu localitzar-los i obtenir respostes per a problemes que ningú no vulgui abordar. Tot i que això no necessàriament és el que voldran tots els assistents, aquest tipus de preguntes incòmodes són precisament les que més s’han de respondre perquè la reunió sigui el més eficaç possible.
Assegureu-vos que es prenguin decisions importants (si teniu comptadors oficials o minutaris, assigneu-los aquesta tasca). Si teniu problemes per fer preguntes difícils, voldreu assegurar-vos que les respostes que obtingueu estiguin ben documentades
Pas 5. Feu un seguiment del vostre temps
Hi ha un motiu pel qual les reunions tenen una mala reputació: per a molts se les considera una pèrdua de temps greu. Per evitar que la reunió es prolongui, utilitzeu el poder com a president per mantenir la discussió en moviment. No tingueu por de presentar certes qüestions o converses sense importància fins a una data posterior si la vostra reunió sembla trigar més del que esperàveu. Estigueu preparats i disposats a ajustar el vostre horari sobre la marxa per assegurar-vos que no es perdi cap dels preciosos temps dels vostres assistents.