Com organitzar una conferència (amb imatges)

Taula de continguts:

Com organitzar una conferència (amb imatges)
Com organitzar una conferència (amb imatges)

Vídeo: Com organitzar una conferència (amb imatges)

Vídeo: Com organitzar una conferència (amb imatges)
Vídeo: Taller fotografia "Contar amb imatges" - Sessió oberta: «Actitud en la imatge» de Julián Barón 2024, Març
Anonim

Una conferència és una manera excel·lent perquè les persones amb un interès comú es reuneixin i intercanviïn les idees més avantguardistes del seu camp. Les conferències són esdeveniments regulars en el món acadèmic, en molts camps de la indústria, grups de màrqueting multinivell i grups religiosos, per citar alguns. Si heu decidit organitzar una conferència a la vostra zona, potser començareu a adonar-vos que una conferència ben planificada té una llista de tasques d'aproximadament una milla de llarg. Hi ha el lloc de la conferència, la llista de participants, materials, tecnologia i fins i tot refrescos per pensar i planificar. Si comenceu a penedir-vos de planificar, alenteu-vos, respireu i sabeu que teniu les habilitats necessàries per organitzar una conferència. La clau per a la planificació de conferències amb èxit és fer cada tasca pas a pas i mantenir una llista exhaustiva del que heu fet i del que heu de fer a continuació.

Passos

Part 1 de 4: Planificació de la conferència: primeres etapes

Feu un projecte A + Pas 3
Feu un projecte A + Pas 3

Pas 1. Comenceu aviat

Heu de començar les primeres etapes de la planificació de la conferència amb almenys vuit mesos d'antelació, fins i tot més si la conferència comptarà amb molts participants o amb un abast ampli.

  • Recordeu que molts llocs i serveis de càtering s’han de reservar amb mesos d’antelació i molts participants hauran de viatjar i fer gestions de programació per estar presents.
  • A més, és possible que necessiteu patrocinadors i grans empreses que preparin els pressupostos anuals amb mesos d'antelació, de manera que cal negociar amb ells qualsevol ajuda financera o no financera.
Guanyeu una elecció local Pas 5
Guanyeu una elecció local Pas 5

Pas 2. Formar un comitè

Un comitè de la conferència pren totes les decisions de la conferència i tenir més d’una persona garanteix que tingueu prou perspectives per prendre decisions sobre qüestions importants i que tingueu prou gent per obtenir els detalls.

  • Necessitareu un coordinador de la conferència, que sigui la persona més adequada per a totes les decisions importants i que acabi donant el màxim temps per agafar-ho tot. També podeu contractar un organitzador d’esdeveniments si teniu un pressupost suficient i us estalvieu el mal de cap.
  • Si aquesta conferència es repeteix una que s'ha celebrat anteriorment, intenteu que el coordinador de l'any anterior formi part del comitè. Si no pot participar, sol·liciteu, com a mínim, qualsevol material de l'any anterior per ajudar a racionalitzar la planificació.
Pas 7 d’estudi a l’estranger
Pas 7 d’estudi a l’estranger

Pas 3. Escriviu els vostres objectius i agenda

Haureu de definir clarament què voleu aconseguir amb aquesta conferència, perquè això configurarà la resta de les vostres decisions. Saber què voleu transmetre i a qui abans de començar qualsevol altra organització de conferències alleuja l’estrès per avançar.

Si no heu planificat mai una conferència, és convenient que us ateneu a un pla petit i relativament senzill la primera vegada que la proveu. Pràcticament, això significa una conferència d’un o dos dies com a màxim, amb un màxim de 250 a 300 persones

Testifiqueu en un pas 3 de deposició
Testifiqueu en un pas 3 de deposició

Pas 4. Trieu la ciutat i les dates

Tot i que és possible que no pugueu triar la data i la ubicació específiques sense més planificació, és important que tingueu una bona idea del temps que teniu per planificar.

  • És probable que hi hagi moltes restriccions a la data que trieu a causa de la vostra situació particular, però, en general, les conferències se celebren normalment en determinades èpoques de l'any i dies concrets de la setmana. A Europa, per exemple, les conferències se solen celebrar entre març i juny o entre setembre i novembre; en qualsevol altre moment i és menys probable que aparegui la gent. De la mateixa manera, les conferències solen celebrar-se de dijous a divendres o de dilluns a dimarts. Esbrineu quines són les normes del sector a la vostra zona abans de triar el mes i els dies.
  • La durada d'una conferència depèn de la quantitat de persones que creieu que participaran i del que calgui aconseguir en una conferència. Per a una conferència de 250 a 300 persones, planifiqueu uns dos dies complets.
  • En general, només heu d’intentar organitzar una conferència a la vostra ciutat i la ciutat ha de tenir accés a un aeroport proper, hotels i una selecció acceptable de llocs. També és millor que la ciutat sigui una gran àrea metropolitana que la gent voldria visitar de tota manera; és més probable que hi hagi gent a la tanca que assisteixi a una conferència si es troba en una destinació turística.
Inicieu una guarderia a casa Pas 5
Inicieu una guarderia a casa Pas 5

Pas 5. Assigneu un nom a la conferència

Això us ajudarà quan comenceu a fer publicitat, però també us ajudarà a planificar, ja que podeu mantenir els vostres materials coherents i començar a crear una presència a les xarxes socials per a la conferència.

Trieu un nom que deixi entreveure l’objectiu i / o el públic de la conferència. Cerqueu noms de conferències similars per obtenir idees, però assegureu-vos que el vostre és original i que no sona similar a un altre esdeveniment, especialment un relacionat amb el vostre lloc

Part 2 de 4: Organització de la conferència

Comprar a l'engròs pas 2
Comprar a l'engròs pas 2

Pas 1. Desenvolupeu el pressupost

No hi ha manera de fer res més sense saber quants diners heu de gastar en general, i desglossar-los en assignacions com ara el lloc de la conferència, el material i els honoraris dels ponents. Seguiu el pressupost i, si delegueu responsabilitats, assegureu-vos que els assistents compleixin també els seus límits monetaris.

El pressupost pot estar influït per si voleu intentar o no contractar patrocinadors per al vostre esdeveniment. Els patrocinadors paguen una tarifa per donar suport a la conferència, però també tenen una opinió sobre el contingut de la mateixa conferència, normalment inclouen la presentació de presentacions o panells amb els seus propis ponents i la marca de materials de la conferència amb els seus logotips. A la part positiva, un patrocinador us paga per endavant, cosa que us proporciona més diners per treballar segons el vostre pla. Els patrocinadors poden incloure líders de la indústria o filantrops locals, segons el tema

Construir un bon crèdit Pas 11
Construir un bon crèdit Pas 11

Pas 2. Establir el preu del bitllet i el mètode de venda

Algunes conferències són gratuïtes per als participants i altres cobren taxes desorbitades. Hi ha diversos factors a tenir en compte a l’hora d’establir el preu del bitllet i determinar com començar a vendre els bitllets:

  • Quins són els honoraris associats a la planificació de conferències? Si es tracta d’una conferència local petita i amb poca o cap quota, pot ser que no tingui cap càrrec per assistir a la gent. Una altra opció és permetre que les persones que hi assisteixin assisteixin gratuïtament, mentre que altres paguen una petita quota per cobrir els costos de la conferència.
  • Les conferències de diversos dies o les que serveixen àpats solen cobrar taxes de registre, que poden variar entre 30 i diversos centenars de dòlars als Estats Units.
  • Moltes conferències utilitzen una escala de sou variable per a persones en diferents etapes de la seva carrera professional. Per exemple, les conferències acadèmiques solen cobrar una tarifa inferior per als estudiants que per als professors i també cobren una tarifa inferior per als membres de l’associació patrocinadora que per al públic en general.
Desenvolupament de béns immobles comercials Pas 4
Desenvolupament de béns immobles comercials Pas 4

Pas 3. Trieu el lloc de la conferència

Quan busqueu ubicacions, tingueu en compte el nombre de participants, la comoditat de la ubicació, l’estacionament i la proximitat al transport públic, aeroports i hotels. El vostre objectiu a l’hora de trobar un lloc on celebrar la conferència hauria de facilitar la participació dels participants al més fàcil possible.

Consulteu si la vostra ciutat té un centre de convencions o un hotel amb sales de convencions. Per a petites conferències, sovint podeu llogar una església local o un centre comunitari

Creeu una sèrie de concerts de beneficis Pas 9
Creeu una sèrie de concerts de beneficis Pas 9

Pas 4. Demaneu ajuda al personal del recinte

Si heu escollit un lloc conegut per celebrar conferències, aprofiteu aquest recurs inestimable. Això és el que fa el personal cada dia i hauria de poder respondre a qualsevol dubte o inquietud i proporcionar assessorament quan sigui necessari.

Alguns llocs tenen fins i tot un organitzador d’esdeveniments que pot gestionar molts dels detalls restants de la vostra conferència. Fins i tot si el planificador cobra una tarifa, pot valer la pena evitar que es converteixi en el vostre propi treball a temps complet durant les properes setmanes

Tractar la decepció en una relació Pas 1
Tractar la decepció en una relació Pas 1

Pas 5. Decidiu un menú

Quan organitzeu una conferència, heu de recordar que els participants no voldran seure tot el dia sense menjar un àpat decent i que molts no sabran què hi ha a la zona. Esbrineu si contractareu un servei de càtering per portar esmorzars, dinars i aperitius o si el lloc de la conferència que heu triat proporcionarà servei de menjar.

Tingueu en compte que moltes persones tenen restriccions dietètiques, al·lèrgies i preferències que poden dificultar la planificació dels àpats. Si trieu un càtering amb experiència, poden crear opcions per a menjar vegetarians, sense fruits secs, sense gluten, kosher o altres preferències

Guanyeu una elecció local Pas 4
Guanyeu una elecció local Pas 4

Pas 6. Insistiu en un recorregut

Després d’haver superat la major part de l’organització de la vostra conferència, no deixeu res a l’atzar entrant amb la resta de participants quan estigui previst que comenci la conferència.

Aneu al lloc de la conferència i reuniu-vos amb el personal el dia abans per estar segurs que tot està al seu lloc i tenir cura de qualsevol detall d’última hora

Part 3 de 4: Planificació del contingut de la conferència

Inicieu un banc d'aliments Pas 8
Inicieu un banc d'aliments Pas 8

Pas 1. Planifiqueu la programació

Ja coneixeu el títol de la conferència i teniu una idea general dels temes. Però ara heu de decidir com es desenvoluparà realment. Les conferències són de molts tipus i les diferents indústries adopten enfocaments diferents. Si no esteu segur de com procedir, penseu en utilitzar un format de conferència comú:

  • Comenceu amb una adreça principal o una adreça d'obertura. Normalment es tracta d’un discurs o presentació d’un gran nom en la indústria o en el camp: qualsevol que sigui l’orador més conegut que pugueu convèncer de venir. La conferència principal pot tenir lloc al vespre i després acabar amb un sopar, o bé a primera hora del matí el primer dia de la conferència.
  • El dia o dies restants de la conferència s’hauran de dividir en sessions més curtes. El contingut real de les sessions sol ser determinat per qui té previst assistir (els participants enviaran propostes), però també podeu planificar tallers, projeccions de pel·lícules o altres formats que sabeu que voleu incloure. Depenent de la quantitat de persones que hi assisteixi, podeu fer una sessió alhora (que s'anomena "plenari") o podeu fer diverses sessions simultàniament (anomenades "grups separats") perquè els participants tinguin la possibilitat de triar a què assistir.
  • Acabeu la conferència amb una nota alta, amb un orador motivador o un repte per al públic.
Estudi a l'estranger Pas 3
Estudi a l'estranger Pas 3

Pas 2. Decidiu quin tipus de sessions voleu fer

Aquests poden variar en funció dels estàndards de la indústria, però podeu considerar conferències, presentacions en curs, tallers, actualitzacions de polítiques o adreces sobre el terreny, sessions interactives o presentacions de pòsters oberts.

  • El tipus de sessions que espereu influirà en la manera de donar a conèixer la conferència, així que decidiu aviat quin tipus de contingut serà més significatiu per al vostre públic objectiu.
  • Les sessions poden anar de 45 minuts a tres hores cadascuna, en funció del nombre de presentacions i del contingut.
Trobeu el pas 5 de la millor escola d’actuació
Trobeu el pas 5 de la millor escola d’actuació

Pas 3. Planifiqueu si cal incloure alguna altra activitat

Esbrinar com encaixar altres esdeveniments importants a la vostra agenda de conferències és vital per a un esdeveniment reeixit.

  • També podeu programar temps per a empreses organitzatives, com ara reunions de negocis o premis.
  • Podeu incloure menjars de càtering o demanar als assistents que portin un àpat marró (en general, només escolliu l’última opció si no cobreu una taxa d’assistència; en cas contrari, la gent espera que els seus drets d’inscripció cobreixin com a mínim un àpat). També podeu fer un descans i deixar que els assistents mengin als establiments propers, si el vostre lloc és a la ciutat.
  • Decidiu si és probable que els vostres assistents vulguin algun tipus d'entreteniment, com ara gires per l'àrea local, una nit en un club de comèdia o una representació de cinema o teatre. En algunes ciutats i en algunes indústries, s’espera que siguin, però en d’altres poden semblar fora de lloc.

Part 4 de 4: donar a conèixer la conferència

Anuncieu un pas 1 d’educació infantil
Anuncieu un pas 1 d’educació infantil

Pas 1. Determineu qui participarà

Hi ha molts tipus de conferències, incloses les acadèmiques, religioses i industrials, i cadascun d’aquests tipus difereix en els tipus de participants. Abans de continuar amb la planificació, heu d’assegurar-vos que hi ha prou interès en el segment al qual voleu orientar els anuncis.

Si només esteu orientat a un grup petit, com ara empleats de la vostra empresa o membres de la vostra església, no haureu de fer tants passos per donar a conèixer la conferència. Un simple correu electrònic o dos, juntament amb una menció al butlletí informatiu i / o a les reunions administratives haurien de ser suficients per donar a conèixer la conferència

Desenvolupament de béns immobles comercials Pas 3
Desenvolupament de béns immobles comercials Pas 3

Pas 2. Cerqueu líders de la indústria per participar-hi

Necessiteu un gran titular o altaveu principal per convèncer altres persones de la indústria.

Un cop tingueu la confirmació que hi participaran grans noms del camp, podeu incloure aquesta informació al material de la vostra conferència, com ara les trucades als participants

Desenvolupament de béns immobles comercials Pas 2
Desenvolupament de béns immobles comercials Pas 2

Pas 3. Creeu un lloc web de conferències

Actualment és gairebé obligatori tenir presència digital per a una conferència amb èxit. Cerqueu un URL disponible que inclogui el nom de la conferència o un derivat lògic del mateix, de manera que sigui fàcil de trobar. Incloeu tota la informació important sobre la conferència al lloc web i assegureu-vos d’enumerar l’URL de tots els materials impresos i anuncis relacionats amb la conferència.

  • Al lloc web, assegureu-vos d’incloure la data, l’hora i l’adreça del lloc de la conferència i els noms dels oradors destacats. També podeu incloure informació sobre transport, allotjament, atraccions de la zona i adjuntar l’horari de la conferència quan estigui disponible, si ho desitgeu.
  • També podeu actualitzar el lloc web amb un enllaç per registrar-vos quan estigueu a punt per obrir el registre.
Mantingueu-vos en contacte amb una noia que us agradi pas 7
Mantingueu-vos en contacte amb una noia que us agradi pas 7

Pas 4. Anuncieu-vos

Comenceu aviat (amb un any d'antelació) perquè els presentadors puguin començar a enviar propostes d'idees de sessions. En funció de la mida de la conferència i del públic objectiu, el vostre enfocament serà diferent. Recordeu on els membres del vostre públic objectiu obtenen la seva informació sobre aquest sector o grup. Aquests poden incloure:

  • Xarxes socials, com ara la pàgina de Facebook i el feed de Twitter de l'organització patrocinadora
  • Llistats i llistes de contactes per correu electrònic
  • Blocs comercials, revistes, butlletins o revistes
  • Pòsters, fulletons o altres anuncis enviats a grups, organitzacions o empreses rellevants
Treballar en un peatge Pas 1
Treballar en un peatge Pas 1

Pas 5. Sol·licitar propostes

En els vostres materials publicitaris, també heu d'incloure una "Convocatòria de participants" o una "Convocatòria de propostes" que sol·liciti a les persones o grups que presentin propostes de treballs, panells o tallers.

En funció de la vostra indústria, podeu sol·licitar una durada específica de la proposta. A l’àmbit acadèmic, les conferències més petites solen demanar un resum d’uns quants centenars de paraules; conferències més grans demanen manuscrits sencers

Pas 4
Pas 4

Pas 6. Comenceu a acceptar registres

És una bona idea que els participants es puguin inscriure abans de la conferència, fins i tot amb mesos d’antelació, per fer-vos una idea de quantes persones es presentaran.

  • Configureu un lloc web de registre enllaçat amb el lloc web de la conferència. Hi ha diverses maneres de fer-ho utilitzant els serveis existents si no teniu les habilitats tècniques necessàries per crear el vostre. Per exemple, podeu pagar una tarifa per utilitzar els serveis de RegOnline, una empresa que allotja registres en línia per a esdeveniments, els compila i us els envia de manera fàcil.
  • També podeu permetre als participants trucar o enviar per fax a les inscripcions si teniu una manera de processar el pagament amb targeta de crèdit.
  • Si no voleu fer un mètode en línia o telefònic, creeu un formulari d’inscripció i pengeu-lo al vostre lloc web en format PDF, feu que els participants l’imprimeixin, l’emplenin i l’enviïn per correu, juntament amb un xec, a l’adreça de la vostra empresa.
  • Per afavorir el registre anticipat, oferiu una tarifa amb descompte per a aquells que s’inscriguin amb un mes o més d’antelació, una tarifa lleugerament més alta per esperar a registrar-vos el mes anterior a la conferència i una tarifa una mica més alta per als registres a domicili.

Vídeo: mitjançant aquest servei, es pot compartir informació amb YouTube

Consells

  • Pregunteu als ponents per endavant si necessitaran algun equip addicional per a les seves presentacions, com ara podi, televisors, pantalles grans o ordinadors.
  • Esbrineu si algun dels assistents a la conferència té algun requisit dietètic especial en preparar el menú.
  • Penseu en el propòsit de la conferència a l’hora de configurar la sala i oferiu seients tipus auditori o seients amb taules per prendre notes.
  • A mesura que compareu els preus dels locals, també pregunteu sobre el preu dels aliments, aigua, begudes, etc. Aquests poden ser molt cars.

Recomanat: