Com escriure un informe setmanal (amb imatges)

Taula de continguts:

Com escriure un informe setmanal (amb imatges)
Com escriure un informe setmanal (amb imatges)

Vídeo: Com escriure un informe setmanal (amb imatges)

Vídeo: Com escriure un informe setmanal (amb imatges)
Vídeo: 👌 Com S'ESTRUCTURA un text perquè sigui COHERENT i FÀCIL de LLEGIR 2024, Març
Anonim

Els informes setmanals són habituals en molts entorns comercials i minoristes, així com en projectes de recerca i pràctiques. Escriviu un informe setmanal sòlid perquè els vostres superiors tinguin una idea clara del tipus de progrés que heu fet.

Passos

Part 1 de 3: organització de la vostra informació

Escriviu un informe setmanal Pas 1
Escriviu un informe setmanal Pas 1

Pas 1. Identifiqueu l'objectiu del vostre informe

Tot i que és possible que se us demani que envieu informes setmanals com a part de les vostres tasques laborals, no és el propòsit de l'informe mantenir-lo. Determinar per què el vostre empresari vol obtenir informes setmanals us ajudarà a decidir exactament quina informació hi hauria d’entrar i quins articles són els més importants.

  • Normalment, el vostre informe suposa actualitzar els gestors sobre l'estat dels vostres projectes o ajudar-los a prendre decisions.
  • Per exemple, si sou gestor de botigues al detall, és possible que hagueu de presentar informes setmanals que resumeixin les vendes de la setmana. El vostre empresari utilitza aquest informe per avaluar el rendiment, els preus i les comandes de la vostra botiga.
  • Si envieu informes setmanals per a pràctiques o projectes de recerca, el propòsit és mostrar al vostre empresari o instructor quants progressos heu fet i compartir els avenços o descobriments més importants.
Escriviu un informe setmanal Pas 2
Escriviu un informe setmanal Pas 2

Pas 2. Determineu qui llegirà el vostre informe

Identificar el vostre públic és crucial per planificar el vostre informe. Sense saber qui llegirà el vostre informe (i per què), no teniu manera de saber quina informació és la més important.

  • Conèixer el vostre públic també us ajudarà a entendre com redactar el vostre informe i quin tipus d’idioma utilitzar. Per exemple, escriuríeu un informe completament diferent si el vostre públic formés un grup de cinc anys que si ho escrivís per a executius d’una corporació important.
  • També teniu una millor idea del que el vostre públic ja sap i del que heu d’explicar amb més profunditat o proporcionar recursos addicionals. Per exemple, si escriviu un informe setmanal sobre un tema legal que llegirà un grup d’advocats, no cal proporcionar un resum en profunditat de la llei. Tanmateix, és possible que aquest resum sigui necessari si escriviu sobre el problema per a executius o administradors sense formació jurídica.
  • Si el vostre informe es requereix juntament amb una pràctica, un projecte de recerca o una altra activitat escolar, tingueu en compte que el vostre públic no és el vostre professor ni el vostre instructor, tot i que és possible que els hi entregueu. Per trobar el vostre públic en aquest context, centreu-vos en la naturalesa del vostre projecte i la vostra disciplina en general.
Escriviu un informe setmanal Pas 3
Escriviu un informe setmanal Pas 3

Pas 3. Prioritzeu els punts principals de l'informe

Tot i que haureu de mantenir l'informe el més concís possible, encara és probable que el vostre públic no llegirà l'informe en la seva totalitat. Com a reconeixement d’això, heu de posar la informació més important, o el resultat final, al principi de l’informe.

  • Per exemple, si l'objectiu del vostre informe és comparar i contrastar tres marques d'equips diferents i recomanar el que creieu que seria millor per a l'empresa, la vostra conclusió hauria de ser avançada. A continuació, podeu explicar per què.
  • En general, voleu que la primera pàgina del vostre informe consti d’un resum de resultats, recomanacions o conclusions. Utilitzeu la resta de l’informe per aprofundir i els lectors aniran més enllà si senten la necessitat o volen ampliar la seva comprensió de les vostres conclusions.
Escriviu un informe setmanal Pas 4
Escriviu un informe setmanal Pas 4

Pas 4. Tingueu en compte el típic "destí" del vostre informe

En la majoria dels casos, es requereixen informes setmanals per motius de manteniment de registres, que es presentaran en conseqüència. No és habitual que es llegeixi un informe setmanal a la majoria de contextos i no us heu d’esperar que ho faci.

  • Tanmateix, no utilitzeu això com a excusa per falsificar el vostre informe o fer treballs descuidats de mala qualitat. El vostre informe hauria de reflectir la vostra ètica laboral. És probable que es noti un informe descuertat i dir "sabia que en realitat no el llegiria" no és excusa per a un producte de treball poc brillant.
  • Tot i que voleu que l’informe en general sigui d’alta qualitat i que estigui ben escrit, concentreu-vos especialment en les parts de l’informe que és probable que llegiu el vostre públic. Normalment, aquest és el vostre resum executiu i les vostres conclusions o recomanacions. Aquests haurien de ser impecables.
  • Tingueu en compte que el vostre empresari no deixa de llegir el vostre informe perquè no els importa o perquè no té importància. Les persones amb càrrecs directius o executius d’alt rang estan molt ocupades i són expertes en recopilar la informació que necessiten per prendre una decisió de manera eficient. No llegiran l’informe sencer si no ho han de fer, però el conservaran per si volen tornar enrere i tornar-lo a mirar més endavant.

Part 2 de 3: formatar l'informe

Escriviu un informe setmanal Pas 5
Escriviu un informe setmanal Pas 5

Pas 1. Demaneu mostres

Moltes empreses tenen un format estàndard per als seus informes setmanals i és possible que els directius o executius estiguin acostumats a obtenir la seva informació d’aquesta manera. L’ús d’un format diferent pot causar frustració i confusió.

  • Això és particularment important amb els informes de vendes. Els administradors s’acostumen a fer un cop d’ull a un informe i a saber on hi haurà una figura o una informació concreta de la pàgina. Si utilitzeu un format diferent, el vostre informe serà pràcticament inútil perquè hauran de llegir-lo per trobar el que necessiten.
  • Parleu amb assistents administratius i esbrineu si hi ha alguna plantilla que pugueu utilitzar per al format, de manera que no haureu de crear-la des de zero a la vostra aplicació de processament de textos. Moltes empreses tenen una plantilla de document amb la configuració correcta, inclosos els marges, les taules, els estils de paràgraf i els tipus de lletra.
Escriviu un informe setmanal Pas 6
Escriviu un informe setmanal Pas 6

Pas 2. Tingueu en compte el mètode de lliurament

Si imprimiu un document en paper o envieu el document digitalment com a fitxer adjunt, formateu l'informe de manera diferent a la que faríeu si només s'ha d'incloure al cos d'un correu electrònic.

  • Per exemple, si envieu l'informe com a fitxer adjunt a un correu electrònic, hauríeu d'incloure el resum executiu al cos del vostre correu electrònic. D’aquesta manera, el lector no ha d’obrir el fitxer adjunt per entendre l’orientació del vostre informe.
  • Si envieu un informe en paper, és més probable que hagueu d’incloure una carta de presentació o una pàgina de títol perquè l’informe es pugui identificar i arxivar adequadament.
  • Independentment de com envieu l'informe, assegureu-vos que el vostre nom estigui inclòs a totes les pàgines i que totes les pàgines estiguin numerades en format "X de Y". Les pàgines es poden separar fàcilment i la gent hauria de ser capaç de saber d'un cop d'ull si hi ha tot l'informe i de qui provenia l'informe.
  • Podeu incloure fàcilment la informació necessària com a capçalera a cada pàgina. Per exemple, a la capçalera es pot llegir "Informe de vendes de Sally Sunshine, setmana 32, pàgina 3 de 7."
Escriviu un informe setmanal Pas 7
Escriviu un informe setmanal Pas 7

Pas 3. Incloeu un resum executiu

El resum executiu és un breu resum de tot l'informe, normalment només un paràgraf o dos, amb un parell de frases per a cada secció de l'informe. La idea general és que un executiu pogués llegir aquest resum i, sempre que s’ajustés a les seves expectatives originals sobre el tema, pogués prendre mesures sense haver de llegir més.

  • Per al resum executiu, és especialment important utilitzar un llenguatge clar i concís que sigui fàcil de llegir. Eviteu l'argot o els termes artístics que requereixin alguna explicació, fins i tot si sabeu que el vostre públic està ben versat en aquests termes.
  • Escriviu el resum executiu per últim, després d’haver completat la resta de parts de l’informe. Al cap i a la fi, no podeu resumir alguna cosa que encara no s’hagi escrit. Fins i tot si teniu un esquema detallat a partir del qual teniu previst escriure el vostre informe, les coses poden canviar durant la redacció.
Escriviu un informe setmanal Pas 8
Escriviu un informe setmanal Pas 8

Pas 4. Estructureu els paràgrafs i seccions

Un cop hàgiu entès el format en què es presentarà l'informe, redacteu un esquema de les seccions de l'informe que sigui coherent amb la finalitat de l'informe.

  • Consulteu el vostre esquema per assegurar-vos que flueix lògicament d’una secció a la següent i assegureu-vos que s’adapti al públic específic que heu identificat per al vostre informe.
  • Normalment, el vostre informe inclourà un resum executiu, una introducció, conclusions i recomanacions, troballes i debats i una llista de referències. Podeu incloure apèndixs de dades rellevants, així com una taula de continguts per als informes més llargs, però els informes setmanals normalment no seran tan llargs.
  • Cada secció del vostre informe tracta un tema únic. Dins d'aquesta secció, cada paràgraf tracta una idea única. Per exemple, si teniu una secció a l'informe de vendes setmanals titulada "Marques populars per a nens", és possible que tingueu un paràgraf separat per a cada marca. Si dividiu la roba de nen i de nena, és possible que tingueu subseccions (amb subtítols adequats) per a cada marca, un paràgraf sobre la roba de noi per a aquesta marca i un altre paràgraf sobre la roba de nena.
Escriviu un informe setmanal Pas 9
Escriviu un informe setmanal Pas 9

Pas 5. Creeu una pàgina de títol o una carta de presentació si cal

És possible que els informes més curts no necessitin una pàgina de títol independent, però els informes més llargs haurien de tenir una sola pàgina que us identifiqui com a escriptor de l'informe i en descrigui breument el propòsit.

  • La pàgina de títol és diferent del resum executiu i inclou bàsicament la informació necessària amb finalitats administratives perquè l’informe es pugui presentar correctament.
  • És possible que el vostre empresari tingui un full de portada específic que es requereixi per als informes setmanals. Si aquest és el cas, assegureu-vos que utilitzeu aquest format exacte.
  • Com a mínim, la pàgina de títol ha d'incloure el títol o la descripció de l'informe (com ara "Informe de vendes setmanals"), el vostre nom i els noms de qualsevol altre contribuent a l'informe, el nom de la vostra empresa i la data en què l'heu completat. o ha presentat l'informe.

Part 3 de 3: utilitzar un llenguatge potent

Escriviu un informe setmanal Pas 10
Escriviu un informe setmanal Pas 10

Pas 1. Creeu capçaleres i subtítols efectius

Els vostres títols i subtítols permeten al lector trobar ràpidament seccions específiques del vostre informe que els interessin o que vulguin llegir per obtenir més informació de fons sobre les vostres conclusions o recomanacions.

  • Assegureu-vos que els vostres encapçalaments i subtítols descriuen el contingut d’aquesta secció o subsecció de manera directa i precisa.
  • Per exemple, si redacteu un informe setmanal de vendes, podeu incloure seccions sobre "Tendències en roba de dona", "Tendències en roba d'home" i "Marques populars per a nens". Dins d'aquestes seccions, és possible que tingueu subtítols per ressaltar tendències concretes o marques populars.
  • Utilitzeu la mateixa construcció gramatical per a tots els encapçalaments perquè el vostre informe sigui lògic i coherent. Per exemple, si el vostre primer títol és "Establir un punt de suport en la roba d'home", el segon títol hauria de ser "Liderar el paquet de roba femenina", no pas com "Dades de vendes femenines".
Escriviu un informe setmanal Pas 11
Escriviu un informe setmanal Pas 11

Pas 2. Escriviu en frases simples i clares

L’escriptura nítida amb frases estructurades en l’ordre estàndard "subjecte-verb-objecte" demostra claredat de pensament i confiança en les vostres recomanacions o conclusions.

  • Després d’haver redactat l’informe, feu una lectura i elimineu tot el llenguatge innecessari. Cerqueu l'acció de cada oració i poseu el que fa aquesta acció al costat del verb. Penseu que cada frase diu "qui fa què".
  • Suprimiu les redundàncies i les frases d'aclariment de la gola, com ara "l'ús de", "a efectes de" o "per tal de".
  • Podeu pensar que aquest estil d’escriptura sembla avorrit, però l’objectiu del vostre informe setmanal no és entretenir. Aquest estil farà que els vostres punts es transmetin de manera més eficaç i transmetin la informació als vostres lectors.
Escriviu un informe setmanal Pas 12
Escriviu un informe setmanal Pas 12

Pas 3. Mantingueu la vostra redacció objectiva i imparcial

Tot i que és possible que feu recomanacions, aquestes recomanacions s’han de basar en proves factuals, no en opinions ni sentiments. Persuadeu els vostres lectors amb fets forts i una escriptura clara.

  • Eviteu els adjectius i altres paraules i frases carregades que tinguin connotacions positives o negatives. En lloc d’això, se centren en raons de fet.
  • Per exemple, suposem que a l'informe de vendes setmanals recomaneu una promoció per a un dels vostres associats comercials. Feu una còpia de seguretat d’aquesta recomanació amb fets que demostrin la dignitat d’aquest empleat en lloc de detalls subjectius o atractius per a l’emoció. "Sally sempre té les vendes més altes a la nostra botiga, tot i que només treballa 15 hores a la setmana" és millor que "Sally és la persona més agradable del meu personal i sempre va més enllà, tot i que ha hagut de limitar les seves hores de treball per tenir cura de la seva mare malalta ".
Escriviu un informe setmanal Pas 13
Escriviu un informe setmanal Pas 13

Pas 4. Utilitzeu verbs forts

Quan escriviu amb veu activa, teniu una paraula que indica al lector quina acció està succeint a la frase: el verb. Utilitzeu verbs curts i forts que descriguin clarament l’acció que s’està produint.

  • Afavoreix els verbs que siguin simples. Per exemple, "utilitzar" és millor que "utilitzar".
  • Els verbs que descriuen els processos de pensament (pensar, conèixer, entendre, creure) de vegades són necessaris, però generalment són menys robustos que els verbs que descriuen una acció. És possible que hagueu d’excavar la vostra declaració i desempaquetar-la per fer-la possible. Per exemple, suposem que escriviu "Crec que les nostres vendes augmentaran en els propers mesos". Descomprimeix aquesta afirmació i descobreix per què creus això. A continuació, podeu escriure una frase que es pugui actuar com ara: "Històricament, les vendes augmenten durant la temporada de vacances. Preveixo que les vendes augmentaran al novembre i al desembre".
  • Per mantenir l’escriptura orientada a l’acció, reviseu el vostre informe i intenteu eliminar les preposicions i substituir les paraules -ion per verbs més forts. Per exemple, el "consens d'opinió" pot ser simplement "consens" i, si algú "proporciona protecció", és més fort dir simplement que "protegeix".
Escriviu un informe setmanal Pas 14
Escriviu un informe setmanal Pas 14

Pas 5. Eviteu la veu passiva

Quan escriviu amb veu passiva, destaca el que fa l’acció i posa l’accent en l’objecte d’aquesta acció. En algunes situacions, això és necessari per motius polítics o diplomàtics, però el més freqüent és que redacti fangós i confús.

  • La veu activa dóna crèdit a qui ha completat l'acció i mostra als lectors de l'informe qui és el responsable d'aquesta acció. Per entendre per què això és important, imagineu-vos que llegíeu un article sobre un foc destructiu que deia "Afortunadament, tots els nens es van salvar". És important identificar la persona (o persones) que va salvar aquests nens. Si aquella frase deia "El pastor local John Goodlace va entrar a l'orfenat una dotzena de vegades i va salvar a tots els nens", ja se sap qui es mereix haver estat un heroi en aquestes circumstàncies.
  • La veu activa també és important per apropiar-se d’accions que poden tenir conseqüències negatives. Si escriviu "S'han comès errors" al vostre informe, el vostre empresari voldrà saber qui ha comès aquests errors perquè puguin ser disciplinats adequadament. Si heu comès errors, assumir-ne la responsabilitat i admetre la responsabilitat recorrerà un llarg camí.
  • Per localitzar i eliminar la veu passiva a l'escriptura, busqueu verbs "to be". Quan les trobeu, identifiqueu l'acció de la frase, esbrineu qui fa aquesta acció i poseu-les al capdavant.
Escriviu un informe setmanal Pas 15
Escriviu un informe setmanal Pas 15

Pas 6. Transmetre dades amb elements visuals

Els gràfics i els gràfics són molt més fàcils de llegir i de seguir que un paràgraf que proporciona la mateixa informació, sobretot si la informació que heu de transmetre és molt nombrosa.

  • Trieu l’element visual correcte per transmetre la informació al lector d’una manera que els sigui útil i que reflecteixi la finalitat del vostre informe.
  • Per exemple, podeu triar un gràfic lineal per demostrar la tendència alcista de les vendes d'abrics de llana. Aquesta presentació seria més eficaç per mostrar aquest augment que una taula amb el nombre de vendes d'abrics de llana cada mes, perquè la taula requeriria que el lector hagi de mirar tots els números, comparar-los entre ells i reconèixer que augmentaven. Tot això es pot fer amb una simple mirada a un gràfic lineal.
  • Tingueu en compte que l’atenció se sent atret pels elements visuals. Assegureu-vos que estiguin ordenats i nets i que estiguin ben posicionats a la pàgina. Incloeu elements visuals només si són essencials per a les vostres recomanacions o conclusions.
Escriviu un informe setmanal Pas 16
Escriviu un informe setmanal Pas 16

Pas 7. Elimineu l'argot

Totes les indústries o disciplines acadèmiques tenen certs termes que semblen ineludibles, així com paraules clau que es posen de moda segons els llibres o articles populars. Tot i que de tant en tant poden ser útils, normalment no aporten cap valor i no transmeten el missatge amb eficàcia.

  • Pot ser útil escriure una llista de paraules clau de moda habituals del sector per no fer-ne un ús excessiu als informes. Quan finalitzeu l'informe, podeu cercar aquestes paraules al document i substituir-les si cal.
  • Tingueu en compte que, per al vostre lector, un ús excessiu de paraules de moda de moda no demostra que estigueu "al corrent" del vostre camp concret, de fet, al contrari. Els executius i els gestors solen ser més grans i han vist centenars d’aquestes paraules de moda anar i venir. Utilitzeu-los amb massa freqüència i assumiran que us fa mandra, que no sabeu realment de què parleu o que només intenteu impressionar-los.
  • També voleu evitar utilitzar termes massa complicats. Per exemple, només perquè escriviu un informe que resumeixi un problema legal no vol dir que hàgiu de cobrir aquest informe amb un munt de recursos legals.
Escriviu un informe setmanal Pas 17
Escriviu un informe setmanal Pas 17

Pas 8. Reviseu-lo amb cura

Si el vostre informe està ple d'errors tipogràfics i d'errors gramaticals, el lector us distraurà i reflectirà malament. Redacteu l'informe molt abans de la data prevista perquè tingueu molt de temps per assegurar-vos que es revisa correctament.

  • Executeu una comprovació gramatical i ortogràfica a la vostra aplicació de processament de textos, però no confieu-hi del tot. Aquests programes trobaran a faltar molts errors, sobretot errors tipogràfics que donen lloc a un error homofònic (com ara escriure "escoltar" quan voleu dir "aquí").
  • Corregir l’informe cap enrere és una bona manera d’assegurar-vos que no oblideu els errors. Especialment si esteu familiaritzat amb el que volíeu escriure, llisqueu correctament els errors anteriors, com ara les paraules omeses, perquè el cervell l’omplirà automàticament. Això no passarà si aneu enrere.
  • Llegir l'informe en veu alta és una altra bona manera de detectar errors i editar l'estil. Si us trobeu ensopegant mentre llegiu una frase o un paràgraf concret, és probable que aquesta part del vostre informe sigui difícil de llegir; el vostre públic també ensopegarà mentalment. Torneu a treballar les seccions difícils perquè flueixin millor.

Recomanat: