La certificació de la vostra empresa o producte per l’Organització internacional per a l’estandardització (ISO) indica als consumidors que el servei que presteu és segur, eficient i fiable. Un cop hàgiu elaborat una anàlisi completa del sistema de gestió de la qualitat, planifiqueu una auditoria amb un registrador d’un organisme de certificació extern acreditat. El registrador determinarà si les polítiques i els procediments de la vostra empresa s’ajusten a les normes rigoroses de la ISO. Si supereu l’auditoria amb èxit, rebrà un certificat de la ISO que indica que heu complert les condicions per obtenir la certificació.
Passos
Part 1 de 3: Desenvolupament d’un sistema de gestió de la qualitat
Pas 1. Designeu un supervisor de projecte
Trieu algú de la vostra empresa per supervisar la tasca de crear un sistema de gestió de qualitat. Es tracta essencialment d’una col·lecció de documents que detallen la forma en què la vostra empresa realitza les seves operacions. Com que elaborar una anàlisi tan complexa requerirà una comprensió exhaustiva de les polítiques i l’estructura interna de l’empresa, només s’haurien de tenir en compte els empleats amb més experiència per a la feina.
- Un gerent, un cap de departament o un director d’operacions formaran part dels empleats més qualificats per crear un sistema de gestió de qualitat enfocat.
- Si sou un agent de control de la vostra empresa, és possible que us sentiu més còmode assumint la responsabilitat vosaltres mateixos.
Pas 2. Documenteu les pràctiques úniques de la vostra empresa
Durant aquesta fase, explicareu per escrit totes les característiques del vostre negoci o producte. L'anàlisi del vostre sistema de gestió de la qualitat pot incloure detalls com la declaració de missió de la vostra empresa, informació sobre polítiques i procediments específics i una llista d'estàndards estatals i federals amb els quals opereu.
- Penseu en el vostre sistema de gestió de la qualitat com una visió general completa del que la vostra empresa espera aconseguir amb un producte, servei o model de negoci concret i els passos exactes que segueixen per aconseguir-ho.
- Si voleu obtenir la certificació d’un producte, l’objectiu de l’anàlisi serà descriure el disseny i els materials del producte, el sistema de producció de la vostra empresa i el procés intern d’avaluació de la qualitat de la vostra empresa.
- Aquest és el pas més exigent per obtenir la certificació ISO, així que preneu-vos el temps per assegurar-vos que la vostra documentació sigui meticulosa.
Pas 3. Feu una auditoria interna
Assigneu un empleat qualificat per comparar la informació exposada a l’anàlisi del sistema de gestió de qualitat amb les operacions quotidianes de l’empresa. En particular, haurien de mirar de comprovar si els vostres procediments compleixen tant les normatives de la indústria com les normes de l'empresa. Si voleu obtenir la certificació ISO, és important que tots els aspectes de la producció o del servei es facin de la manera que es descriu.
- Demaneu al vostre auditor intern que vigileu les incongruències entre la documentació del sistema de gestió de qualitat i la forma en què s'estan fent les coses.
- Assigneu a algú que no sigui el supervisor del projecte la funció d’auditor. Això ajudarà a garantir la imparcialitat i disminuirà les possibilitats que les mancances potencials passin desapercebudes.
Pas 4. Feu les millores necessàries a les vostres pràctiques
Si la vostra auditoria interna presenta alguna funció que no està a l’alçada, la vostra màxima prioritat serà corregir-la abans d’enviar-la a una auditoria formal. Utilitzant les notes de l’auditor com a guia, identifiqueu les àrees en què les vostres operacions no compleixen els objectius establerts pel vostre sistema de qualitat. Cerqueu maneres de resoldre possibles problemes en les properes setmanes i mesos.
Si compliu els vostres estàndards de rendiment objectius, és possible que hàgiu d’implementar noves polítiques, explorar procediments més segurs o eficients o tornar a formar empleats
Part 2 de 3: triar un organisme certificador
Pas 1. Cerqueu un registrador qualificat per revisar les vostres operacions
Cerqueu un registrador amb llicència per presentar-vos a una auditoria externa. Cerqueu organitzacions a la vostra regió que representin el sector específic en què es troba el vostre negoci. Alguns registradors només s’ocupen d’enginyeria de programari, per exemple, mentre que d’altres poden estar qualificats per garantir els estàndards de qualitat dels dispositius mèdics, la producció de gas natural i la gestió ambiental.
- L’organització ISO només elabora estàndards de la indústria i proporciona acreditacions a organismes de certificació independents, en realitat no emet certificacions.
- El Consell Nacional d’Acreditació ANSI-ASQ (ANAB) ha elaborat un directori d’organismes de certificació acreditats per a empreses que sol·liciten una auditoria externa.
- La selecció del registrador adequat per a la vostra empresa pot trigar una estona. Comenceu la cerca mentre encara esteu desenvolupant la documentació del sistema de gestió de qualitat per dedicar-vos molt de temps.
Pas 2. Seleccioneu un registrador que tingui les credencials necessàries
La vostra certificació es veurà millor provinent d'una organització que també ha demostrat que compleix certs requisits. Tingueu en compte només els organismes de certificació que utilitzen la norma CASCO (Committee on Conformity Assessment). L’acreditació independent també és un senyal que s’ha investigat i aprovat a fons l’organisme amb què es tracta.
L’acreditació és un avantatge important, però no és una necessitat. És possible que un registrador tingui una alta qualificació encara que no consti en una llista de certificadors acreditats
Pas 3. Redactar un contracte de sol·licitud ISO
Un cop hàgiu assegurat els serveis d’un registrador, seieu amb ells per discutir les disposicions del procés d’auditoria. Revisaran els diversos drets i obligacions legals d’ambdues parts i us informaran sobre les polítiques de confidencialitat de la responsabilitat de l’organització. Si esteu satisfet amb les condicions de l’acord, signeu el contracte per confirmar la data d’auditoria.
A causa de la necessitat d’estàndards internacionals estrictes, és possible que no sigui possible negociar els termes del contracte de sol·licitud
Part 3 de 3: Sol·licitud de certificació
Pas 1. Envieu la documentació del sistema de gestió de la qualitat per a una avaluació prèvia
L’avaluació prèvia no és un pas obligatori en el procés de certificació. Tot i això, una revisió preliminar donarà a l’organisme de certificació la possibilitat d’identificar qualsevol error o omissió evident a la vostra documentació. Aclarir aquests problemes abans de l’auditoria formal us ajudarà a centrar el vostre sistema de qualitat i a millorar les vostres possibilitats de complir amb èxit les normes de certificació ISO.
- Si opteu per fer una avaluació prèvia, haureu de proporcionar a l’organisme de certificació escollit una còpia completa i actualitzada de la documentació del sistema de gestió de qualitat.
- Tingueu en compte que el període de preavaluació pot afegir de 2 a 4 setmanes al procés de certificació.
Pas 2. Passar l'auditoria externa
A la data d'obertura de la vostra inspecció, el vostre registrador s'asseurà amb el personal clau de l'empresa per presentar-se i discutir breument els procediments. A continuació, centraran la seva atenció en inspeccionar les operacions de la vostra empresa i assegurar-se que compleixen els estàndards detallats al vostre sistema de gestió de qualitat. Estigueu preparats per oferir la vostra ajuda de la manera que pugueu.
- Vostè o els seus empleats poden ser entrevistats o trucats per separat per explicar detalls de les polítiques i procediments que són centrals per a les seves operacions.
- L’auditoria real és un procés continu que pot durar de dies a setmanes. La durada exacta dependrà de la complexitat del vostre sistema de gestió de qualitat i de la mida i l'estructura organitzativa de la vostra empresa.
Pas 3. Reviseu l'informe d'auditoria complet
Després de l'auditoria, l'organisme certificador enviarà per correu un informe d'auditoria detallat. L'informe resumirà les conclusions del registrador al llarg de l'auditoria i cridarà l'atenció de qualsevol àmbit en què les pràctiques de la vostra empresa no coincideixin amb els estàndards del vostre sistema de gestió de qualitat (anomenats "no conformitats"). El registrador pot citar dos tipus diferents de qüestions-No conformitats lleus i Inconformitats majors.
Assegureu-vos que el supervisor del projecte, l'auditor intern i tots els altres empleats clau estiguin presents quan repasseu les conclusions de l'informe d'auditoria
Pas 4. Envieu un pla d'accions correctives per resoldre les no conformitats menors
Es tracta d’un breu document que explica la naturalesa del problema i que articula les mesures necessàries per corregir-lo. El seu propòsit principal és demostrar a l’organisme certificador que entén com una supervisió no compleix les normes ISO. La majoria de les no conformitats menors es poden esborrar sense necessitat d’inspeccions addicionals i no retindran la vostra certificació.
Les no conformitats menors es refereixen a petits errors de procediment o casos en què la política i la pràctica no s’acaben d’alignar, però que finalment no afecten la qualitat del vostre producte o servei
Pas 5. Aprofiteu les vostres operacions per fer front a les principals inconformitats
Aquestes citacions apunten a discrepàncies flagrants en la manera com es concep i s’executa el model de negoci. Tornar d’una inconformitat important implica sovint una sèrie d’inspeccions de seguiment, juntament amb els costos associats a la solució del problema des de dins. La vostra empresa o producte no s’aprovarà per a la certificació fins que el registrador no hagi reexaminat totes les citacions d’inconformitat importants.
- Inconformitats importants també podrien deixar-vos subjecte a multes o sancions similars si es descobreix que infringeixen la llei.
- Si el vostre informe d’auditoria torna amb més d’un inconformisme important ressaltat, és possible que hàgiu de reconsiderar el contingut del vostre sistema de gestió de qualitat per determinar si és factible en la seva forma actual.
Pas 6. Espereu la vostra certificació ISO
Si el registrador està satisfet amb les seves conclusions, informarà de l’organisme de certificació amb la recomanació que obtingueu la certificació de la vostra empresa. A continuació, se us enviarà el certificat oficial. El document mostrarà el vostre nivell de certificació i el conjunt exacte d’estàndards que vau complir, juntament amb un segell oficial de l’organisme certificador.
- El certificat pot trigar 2-3 setmanes a arribar fins que obtingueu l’aprovació de l’organisme certificador.
- El vostre negoci també s'afegirà a un registre d'empreses amb certificació ISO, que poden veure tant els consumidors com altres empreses.
Consells
- No cal que obtingueu la certificació ISO per tal que la vostra empresa o producte tingui èxit; simplement és una manera útil per als consumidors de reconèixer empreses amb pràctiques coherents amb les normes internacionals elaborades per al seu propi benefici.
- Quan etiqueteu un producte, servei o procediment després de rebre la certificació ISO, assegureu-vos d'incloure la designació numèrica de l'estàndard específic utilitzat. En lloc d'escriure simplement, per exemple, "certificat ISO", escrivireu "certificat ISO 9001".
- Assegureu-vos de llegir la durada i les condicions exactes de la vostra certificació per veure què heu de fer per mantenir-la en línia.