Com organitzar i dirigir un estand (amb imatges)

Taula de continguts:

Com organitzar i dirigir un estand (amb imatges)
Com organitzar i dirigir un estand (amb imatges)

Vídeo: Com organitzar i dirigir un estand (amb imatges)

Vídeo: Com organitzar i dirigir un estand (amb imatges)
Vídeo: Un altro live parlando di vari argomenti! Cresci su YouTube 🔥 San Ten Chan 🔥uniti si cresce! 2024, Març
Anonim

Ja sigui en una convenció, festival o fira, dirigir un estand és una manera excel·lent de promocionar el vostre producte, organització o causa. La planificació i la preparació són claus per trobar-se professionalment i atraure l’atenció que es mereix.

Passos

Mètode 1 de 2: abans de l'esdeveniment

Organitzar i executar un estand Pas 1
Organitzar i executar un estand Pas 1

Pas 1. Cerqueu l’esdeveniment adequat per al vostre estand

Si podeu assistir a un esdeveniment similar com a membre del públic, feu-ho. Fixeu-vos en el que fan altres presentadors. Porteu un bloc de notes i un paper, prenent notes sobre el que heu apreciat en algunes cabines i el que creieu que altres cabines podrien haver fet millor. Mentre ho feu, tingueu present el vostre públic. Les activitats, les exhibicions i els regals per a gent gran són molt diferents de les que es fan per als boomers, x-ers i altres grups.

Organitzar i executar un estand Pas 2
Organitzar i executar un estand Pas 2

Pas 2. Inscriviu-vos aviat

Esbrineu amb suficient antelació el que cal per fer funcionar un estand a l’esdeveniment al qual vulgueu assistir. Sol·liciteu i pagueu qualsevol tarifa abans d’hora.

  • Ara és el moment de contactar amb els organitzadors d’esdeveniments per a qualsevol sol·licitud especial. Si necessiteu il·luminació o electricitat al vostre estand, per exemple, assegureu-vos de sol·licitar-ho amb suficient antelació. Si necessiteu un sistema de so, refrigeració, accés al vehicle o qualsevol altra cosa a part del vostre espai designat, pregunteu-ho ara mateix.
  • Si teniu la possibilitat de triar les ubicacions de l’estand, trieu la que tindrà més trànsit. Si no ho feu, intenteu estar a prop d'altres estands o concessions que atrauran el tipus de trànsit que desitgeu.
Organitzar i executar un estand Pas 3
Organitzar i executar un estand Pas 3

Pas 3. Feu un seguiment de tots els costos associats a l'esdeveniment, inclosos el lloguer d'estands, viatges, hotels, regals, menjar, tarifes, etc

Quan finalitzi l'esdeveniment, voldreu comparar-ne el cost i els resultats amb altres esdeveniments per decidir si voleu tornar.

Organitzar i executar un estand Pas 4
Organitzar i executar un estand Pas 4

Pas 4. Feu reserves

Si heu de viatjar per arribar a aquest esdeveniment, reserveu allotjament, reserveu vols i assegureu-vos un cotxe de lloguer. Els esdeveniments a gran escala poden omplir completament les instal·lacions properes al recinte, així que assegureu-vos aquests allotjaments tan aviat com estigueu segurs que hi assistireu.

Organitzar i executar un estand Pas 5
Organitzar i executar un estand Pas 5

Pas 5. Recolliu o produïu els vostres subministraments

Els subministraments dependran de la naturalesa exacta de l'esdeveniment i del que promocioneu, però tingueu en compte el següent:

  • Pantalles i rètols. Com a mínim, tingueu com a mínim una pancarta gran que indiqui clarament qui o què promocioneu. Les pantalles addicionals també poden ajudar a informar el vostre públic. No espereu que ningú llegeixi gran quantitat de text mentre passeja per un estand. En lloc d’això, utilitzeu gràfics grans i atractius i deseu els detalls dels vostres volants. Un aspecte coherent entre les diferents pantalles us ajudarà a donar al vostre estand una sensació unificada i completa.

  • Regals. Una manera clàssica d’atraure gent al vostre estand és regalar alguna cosa. Les mostres d’alguna cosa relacionada amb el vostre missatge són ideals. Els articles utilitzables (bolígrafs, samarretes, bosses) amb el vostre nom i insígnies impreses poden actuar com a recordatoris a llarg termini i fins i tot anuncis a peu. Fins i tot uns dolços per valor de pocs dòlars o un plat de dolços poden fer que la gent s’acosti.
  • Literatura. Si voleu que la gent es posi en contacte amb vosaltres i us recordi de vosaltres després de l'esdeveniment, tingueu previst repartir targetes de visita, fulletons o fullets relacionats amb el vostre missatge. Porteu més del que creieu que necessitareu.
  • Demostracions. Si podeu demostrar alguna cosa relacionada amb la vostra organització (com ara un producte o servei) o mostrar els resultats d'un projecte o activitat amb èxit, porteu-lo per mostrar-lo i explicar-lo. Millor encara, permeteu que els visitants participin d’alguna manera, potser provant allò que promocioneu.
  • Activitats. Porteu-los per atraure gent al vostre estand. Tenir un dibuix per obtenir un premi més gran us permetrà obtenir un bol ple d’informació de contacte. Fins i tot si l’activitat és una tirada de mongetes o un green portàtil, pot portar la gent el temps suficient per parlar-hi i fer-los saber per què hi sou.

  • Un dosser. Si el vostre esdeveniment és a l’aire lliure, és indispensable un dosser, una tenda de campanya o un mirador portàtils per mantenir el sol (o la pluja) apagat. També us ajudarà a semblar més oficial i professional. Si pot coincidir amb els colors de la vostra organització o simplement amb colors vius, ajudarà a que la vostra presència sigui molt més notable. Assegureu-vos d’aprendre amb antelació l’espai que us permetrà ocupar l’esdeveniment.
  • Una taula i cadires. De nou, els organitzadors de l'esdeveniment poden proporcionar-los o no. Si no n’esteu segur, pregunteu-ho.
  • Resistència a la intempèrie. Si la cabina és a l’aire lliure, és possible que necessiteu peses per mantenir premuts els papers, els clips o les agulles de roba per evitar que les estovalles i els rètols s’escampin, etc. Per descomptat, també vesteix-te pel temps que esperis.
  • Corbates i eines. Si sabeu que muntareu el vostre propi estand, taula o pantalles, assegureu-vos de portar les eines que necessiteu. Els tornavisos, les alicates i una clau anglesa poden ser útils. Les tisores, la cinta d’embalar, els passadors de seguretat i la corda també són bones idees. Si no esteu segur del que necessiteu per muntar el vostre estand, feu una carrera seca per endavant a casa o a l'oficina. Nota:

    Amb les restriccions d'aviació actuals, assegureu-vos d'empaquetar eines de muntatge a l'equipatge facturat, no a la mà de mà, per evitar molèsties. Res pitjor que tenir confiscades eines que seran útils a la fira per al muntatge confiscades a causa de restriccions de seguretat.

  • Un carro o carretó. Especialment si es tracta d’un esdeveniment important, no suposeu que podreu aparcar a qualsevol lloc proper al vostre estand. Un carro de mà o un carro ajudarà a salvar la bretxa.
  • Llums. Si creieu que necessitareu llums, assegureu-vos que tindreu una font d’electricitat per alimentar-los.
  • Aigua. Parlaràs molt i pot resultar costós o incòmode visitar les concessions de l’esdeveniment.
  • Un vehicle prou gran per transportar tot el que necessiteu. Si necessiteu llogar una furgoneta o camió, feu gestions amb antelació.

Organitzar i executar un estand Pas 6
Organitzar i executar un estand Pas 6

Pas 6. Obteniu ajuda

Si el vostre estand està fent la seva feina, tindreu molta gent amb qui parlar durant l’esdeveniment. No intenteu que sigui un programa per a una persona. Fins i tot una altra persona us pot ajudar a mantenir-vos compost i a mantenir intacta la vostra veu. Si el vostre estand és força popular, voldreu ajuda només per assegurar-vos que tothom que hi estigui interessat tingui algú amb qui parlar sense esperar a la cua. Si és possible, organitzeu l’horari perquè les persones treballin per torns més curts. És cansat estar llargs períodes de temps i dir les mateixes coses una i altra vegada.

Organitzar i executar un estand Pas 7
Organitzar i executar un estand Pas 7

Pas 7. Prepareu la vostra ajuda

Feu-los saber què ofereixen al públic, a qui s’apropen i com, on són les diverses instal·lacions properes i quan arriben. Parlaran per la vostra organització com a experts i es trobaran amb més professionalitat si se'ls informa, fins i tot si són voluntaris.

Organitzar i executar un estand Pas 8
Organitzar i executar un estand Pas 8

Pas 8. Vesteix a l'èxit

Intenteu dotar el vostre estand de gent atractiva que tingui una vestimenta adequada i que cridi l'atenció. Això diferenciarà el vostre estand i la vostra organització del laberint d'altres estands i us farà formar part de l'espectacle.

  • Si la vostra organització té uniforme o fins i tot una samarreta, porteu-lo i animeu els vostres companys a fer el mateix. Les samarretes personalitzades són relativament barates de produir fins i tot en pocs volums.
  • Vesteix-te igual. Fins i tot si només accepteu portar pantalons texans i una samarreta del color de la vostra organització, semblareu més que estigueu allà.
  • Vesteix professionalment. Un vestit de negocis demostrarà que estàs seriós i donarà molta més influència al teu missatge.
  • Porteu vestits o vestiu-vos temàticament. Si es tracta d’un ambient festiu o si el vostre grup és teatral, si porteu disfresses de pallasso, bates o barrets grans i ximples, podríeu cridar molt l’atenció.
  • Utilitzeu models de radis professionals si escau. Les persones atractives que saben "treballar" una multitud poden ser una força poderosa per cridar l'atenció sobre el vostre estand i la vostra organització. Assegureu-vos que utilitzeu persones professionals que entenen com es comporten correctament.

Mètode 2 de 2: durant l'esdeveniment

Organitzar i executar un estand Pas 9
Organitzar i executar un estand Pas 9

Pas 1. Apareu aviat

Doneu-vos molt de temps per instal·lar l’estand i ampliar les instal·lacions abans que les multituds baixin. Estar completament configurat tan aviat com s’obrin les portes significa que no perdreu el temps de l’esdeveniment buscant pantalles o capses en lloc de comunicar el vostre missatge.

Organitzar i executar un estand Pas 10
Organitzar i executar un estand Pas 10

Pas 2. Mireu el vostre estand des de fora

Un cop us hàgiu configurat, sortiu a l’exterior i veieu el vostre estand des del punt de vista dels vostres visitants. Els vostres signes són ben visibles des de les diferents direccions cap a on s’acostaran les persones? El vostre estand és acollidor? Tens algun punt distret que es mostri?

Organitzar i executar un estand Pas 11
Organitzar i executar un estand Pas 11

Pas 3. Tingueu en compte els patrons de trànsit

Voleu estar darrere d’una taula amb el públic al davant o voleu la taula al fons del vostre estand perquè pugueu acostar-vos a la gent i convidar-los a entrar?

Organitzar i executar un estand Pas 12
Organitzar i executar un estand Pas 12

Pas 4. Sigues amable

Parleu amb els vostres clients. Quan arribin al vostre estand, doneu-los uns segons i, a continuació, digueu "Hola". Probablement també diran hola. A continuació, somriu i explica'ls sobre el teu estand. De vegades, si comences a parlar d’alguna altra cosa, com el bonic que és el dia, o el bonic que el nen que té junt amb ells els distreurà de les teves manualitats. Quan ho estigueu trucant tot, podeu parlar d’aquestes coses. Recordeu somriure i dir "Gràcies, torneu a venir!" Entregueu-los també una targeta de presentació si en teniu una i informeu-los de la vostra ubicació.

Organitzar i executar un estand Pas 13
Organitzar i executar un estand Pas 13

Pas 5. Transmet el missatge

Tot i que atraieu la gent, assegureu-vos que surten del vostre estand amb una comprensió bàsica de per què hi sou.

Organitzar i executar un estand Pas 14
Organitzar i executar un estand Pas 14

Pas 6. Pregunteu a la gent sobre els seus interessos

Els implica en la conversa i us indica quina direcció heu d’anar amb la vostra presentació, ja sigui informativa, comercial o en algun lloc intermedi.

Organitzar i executar un estand Pas 15
Organitzar i executar un estand Pas 15

Pas 7. Distribuïu el fulletó, fulletó o altre fulletó

Aquests elements recordaran a la gent de la vostra organització, la vostra informació de contacte i el vostre missatge un cop finalitzada la il·lusió i l'activitat d'un esdeveniment.

Organitzar i executar un estand Pas 16
Organitzar i executar un estand Pas 16

Pas 8. Intercanviar informació de contacte

Digueu als visitants interessats com poden fer-ne el seguiment i com el faran. A continuació, assegureu-vos que algú de la vostra organització faci un seguiment immediat. Feu un seguiment de la font de contactes perquè pugueu comparar l'eficàcia relativa d'un esdeveniment amb un altre.

Organitzar i executar un estand Pas 17
Organitzar i executar un estand Pas 17

Pas 9. Neteja la teva pròpia zona

Poseu-vos a la pell del personal per a un esdeveniment o lloc de gran envergadura. A continuació, desmunteu el vostre propi estand al final de l’esdeveniment i assegureu-vos que les restes de deixalles o deixalles que arribin a la brossa. És de bones maneres i us ajudarà a mantenir els organitzadors de l’esdeveniment i el personal del recinte al vostre costat la propera vegada.

Organitzar i executar un estand Pas 18
Organitzar i executar un estand Pas 18

Pas 10. Escriviu les vostres experiències

Si alguna vegada tornareu a tenir un estand, anoteu algunes notes sobre les vostres experiències aquesta vegada. Escriviu el que heu portat, el que heu de portar la propera vegada, el que podríeu haver fet sense. Escriviu què va ser eficaç i què no, i qualsevol altra cosa que hàgiu après d’aquest esdeveniment. La propera vegada, podeu utilitzar les vostres notes per ajudar-vos a executar les coses de manera més fluida. Si algú més dirigeix el següent estand, podeu assessorar-lo fàcilment sobre el que heu après.

Consells

  • Refineu la vostra presentació. Com que probablement us repetireu a moltes persones diferents, aprofiteu per ajustar i adaptar el que dieu.
  • Porteu draps de drap opacs per cobrir les superfícies sempre que deixeu la cabina sense vigilància, sobretot quan marxeu pel dia. D’aquesta manera, si arribeu tard, és molt menys probable que us robin el producte de manera casual i la gent que vulgui parlar amb vosaltres tindrà un missatge clar que estigueu fora de casa temporalment i que no us irritareu en intentar localitzar-vos a prop.
  • Porteu unes sabates tan còmodes com us en pugueu sortir. La majoria de les instal·lacions per a convencions tenen terres de formigó; els extrems superiors cobriran aquest pis amb una fina capa de catifa industrial. Sense farciment. Sense donar. Després d’un dia o tres de peu i caminant, l’elecció incorrecta de les sabates pot causar dolor als peus al final de l’esdeveniment.
  • Tenir expectatives racionals; no espereu que, perquè esteu en un espectacle, sigueu el presentador més popular / important de tota la sala. Els presentadors amb experiència en espectacles saben que un retorn del 3-5% de la inversió és un bon resultat. Significat: guanyar aproximadament el 5% de les despeses de l’espectacle (és a dir, lloguer d’espai / estand, regals, despeses generals, viatges) és un bon retorn. Si veneu un servei, aquest aparentment insignificant 5% hauria de reduir les vendes de retorn.
  • Si distribuïu informació de contacte per a la vostra organització, feu-ho pensant en un pla per respondre a les consultes quan arribin durant les setmanes següents. Feu un seguiment ràpid perquè les persones que es preocupen prou per preguntar puguin establir una relació permanent amb la vostra organització.
  • Si és raonable, porteu equips de còpia de seguretat, per exemple, monitors, projectors, ordinadors, equips de xarxa o A / V. L'equip es pot llogar a la ciutat a prop d'aquestes instal·lacions, però normalment a una prima escandalosa, com ara el 50% del preu al detall per a l'esdeveniment de tres dies.
  • Mantingueu fora de la vista coses que no formen part de l’aspecte de l’estand (la jaqueta que vau treure, una caixa de cartró plena de volants addicionals, etc.).
  • Actua com si formessis part del programa. Conduïu-vos professionalment, porteu el millor somriure i participeu de l’esdeveniment durant la seva durada.
  • Proveu diferents enfocaments per veure què funciona millor i que genera més interès. També ajusteu la discussió al vostre públic. A mesura que aprengueu que algú és un nouvingut curiós o que ja coneix la vostra organització, ajusteu la vostra presentació en conseqüència.
  • Aconseguiu un estand "perfecte". Alguns esdeveniments es produeixen a ciutats que són ciutats de la "Unió" on ni tan sols podeu utilitzar un tornavís en un esdeveniment i un representant sindical us cobrarà una prima per mantenir aquest tornavís. En els casos en què hàgiu de pagar els honoraris "Union", utilitzeu una targeta de crèdit.
  • Feu sempre una faldilla de teixit al voltant de les taules, amb cinta adhesiva, passadors o clips, per oferir-vos tot l’espai d’emmagatzematge fora de la vista de sota.
  • Diverteix-te. Si us agrada parlar amb la gent, apareixerà a la vostra presentació i us farà més accessible.
  • Col·laboreu amb organitzadors d’esdeveniments, personal de seguretat i locals i estands veïns. És de bona forma, té bones maneres i us pot ajudar a crear relacions beneficioses.
  • Penseu a portar batuts nutricionals a les ampolles: els aliments estaran tan caros com l’aigua i aniran fins a l’extrem fregit de l’espectre. Un petit cofre de gel és ideal per refrescar-se i es pot amagar sota la taula. Porteu menta i un mirall per comprovar-vos les dents. Parles amb la gent!
  • Marqueu el vostre equip de manera visible i indeleble. No deixeu el vostre estand o equipament desatesos. Els contes d’engranatges cars que “caminen” en aquests espectacles, sobretot durant el caos d’instal·lació i avaria, són tan habituals que són un tòpic. Assegureu-vos els articles d’alt valor i, per a equips especialment aptes per a pilers, per exemple, ordinadors portàtils, considereu portar-los a la vostra habitació al final del dia dels espectacles de diversos dies.
  • És una bona idea tenir un amic o parella amb vosaltres en un esdeveniment. Per si de cas cal córrer a la botiga, anar al bany, etc.
  • Llegiu les normes de l'esdeveniment i del lloc. Els esdeveniments a gran escala es desenvolupen de manera més fluida quan tothom fa la seva pròpia part.
  • Feu coincidir les vostres activitats i regals amb el vostre públic objectiu. Esteu intentant atraure nens, professionals o el públic en general? El vostre fulletó o obsequi s’adapta a aquest propòsit?
  • Porteu personalment caixes de materials de presentació. Continua, si pots; comproveu-ho si cal. Desplegueu còpies de CD o DVD de presentació a diversos membres del vostre equip, en cas que una còpia estigui fora de lloc o un membre de l'equip es retardi. És possible que pugueu rebre enviaments d’emergència de materials que us envieu durant la nit des de la vostra oficina, però perdeu aquell dia de l’espectacle i el lliurament pot ser difícil durant les convencions. Si heu de fer el lliurament, porteu-lo sempre a la vostra habitació d’hotel, mai a la sala de convencions, on haurà de passar per la sala de correu de la sala de convencions. Aquests són els mateixos que no us permetran manejar el vostre propi tornavís, vegeu més amunt. Probablement no veureu el vostre paquet abans del tancament del programa, si és que mai, si l’envieu a la sala de convencions.
  • Comproveu la vostra obsessió immediata per col·leccionar swag. Per alguna raó, en l’energia de l’espectacle, el desè coixinet del ratolí, la joguina d’expressió executiva o qualsevol altre tros de brossa amb logotip corporatiu poden semblar atractius, com tots els collarets de plàstic i les monedes de llauna de la tripulació de Venus: fins que arribis a casa i acabis tirant-ho tot. Estalvieu-vos transportant-lo durant la setmana; Senzillament, digues no.
  • Assegureu-vos de mostrar les formes de pagament que accepteu en un lloc destacat. Si accepteu diners en efectiu, assegureu-vos de tenir una caixa de pany adequada a l’abast i prepareu-vos amb molts canvis a cada denominació. A més, assegureu-vos de dipositar les factures grans immediatament després d’acabar el dia per garantir una pèrdua mínima si us roben la caixa de diners.

Advertiments

  • No us faci mal els sentiments per part de persones que no estiguin interessades o simplement siguin malignes. Accepteu totes les dèbils excuses per no aturar-vos al valor nominal i centreu la vostra atenció en la següent persona.
  • Les persones inevitables que vulguin parlar amb vosaltres, explicar-vos històries inadequades o assetjar-vos gairebé sempre podreu descartar-les escoltant educadament durant poc temps, donant-los una frase ferma de final de conversa com ara "Bé, què dir-ne? un bonic descans del vostre dia! ", i centrant tota la vostra atenció en una altra persona o en reordenar els vostres articles. Interrompeu-los si cal. La vostra manca d’atenció en ells gairebé sempre els farà desaparèixer. Les persones realment malvades necessiten un somriure educat, un ferm "Senyor, us agraeixo les vostres idees i us he de deixar anar ara". El darrer pas és "entenc que aquests esdeveniments conserven els agents de seguretat", va dir prou fort per cridar l'atenció. Els propietaris d’estands propers gairebé sempre s’afanyaran a ajudar-vos si les coses se’ls escapen. Si un estand proper es troba en aquesta situació, envieu una persona per convocar seguretat.
  • Les campanes i els xiulets poden atraure la gent, però assegureu-vos que no ofeguen allò que voleu comunicar amb el vostre estand.
  • No suposeu que les vostres pertinences estaran segures al vostre estand. Emporteu-vos qualsevol cosa valuosa quan marxeu. Si és possible, eviteu deixar l'estand sense vigilància mentre el públic estigui present. Abasteu sempre les taules amb un drap que no es vegi abans de marxar.
  • No tots els transeünts s’interessaran per la vostra organització. En lloc de perdre el temps intentant arrossegar persones que no estiguin interessades al vostre estand, simplement deixeu-les passar i apropar-vos al proper visitant potencial.

Recomanat: