Com escriure una nota (amb imatges)

Taula de continguts:

Com escriure una nota (amb imatges)
Com escriure una nota (amb imatges)

Vídeo: Com escriure una nota (amb imatges)

Vídeo: Com escriure una nota (amb imatges)
Vídeo: Versión Completa. Estoicismo: una filosofía de vida. Massimo Pigliucci, doctor en Filosofía 2024, Març
Anonim

Les memòries són una manera excel·lent de comunicar decisions importants o canvis de política als vostres empleats o col·legues. És important que us dediqueu el temps a elaborar una bona nota perquè el vostre missatge conegui com voleu.

Passos

Exemples de memòries

Image
Image

Mostra de nota als clients

Suporti wikiHow i desbloqueja totes les mostres.

Image
Image

Mostra una nota al cap

Suporti wikiHow i desbloqueja totes les mostres.

Image
Image

Mostra de memòria als companys de feina

Suporti wikiHow i desbloqueja totes les mostres.

Primera part de 4: Redacció del títol de la nota

Escriviu una nota Pas 1
Escriviu una nota Pas 1

Pas 1. Escriviu "MEMORANDUM" a la part superior de la pàgina

Indiqueu que aquest document és un memoràndum al principi. Etiqueteu la pàgina "MEMORANDUM" a 3,8 cm (1,5 polzades) de la part superior de la pàgina. Posa la paraula en negreta a la primera línia. Podeu centrar-lo en aquesta línia o alinear-lo a l'esquerra. També podeu optar per ampliar el tipus de lletra d’aquesta paraula.

Doble espai entre aquesta línia i la següent de l'encapçalament

Escriviu una nota Pas 2
Escriviu una nota Pas 2

Pas 2. Adreçar-se al destinatari adequadament

Una nota és una comunicació empresarial formal i també us heu de dirigir formalment al lector. Utilitzeu el nom i el títol complets de la persona a qui envieu la nota.

Si envieu una nota a tot el personal, podeu escriure: "A: Tots els empleats"

Escriviu una nota Pas 3
Escriviu una nota Pas 3

Pas 3. Afegiu destinataris addicionals a la línia CC

La línia "CC" indica qui rebrà una "Còpia de cortesia" de la nota. No és la persona a qui va dirigida la nota. Més aviat, es tracta d’algú que potser haurà de mantenir-se informat sobre les polítiques o problemes que esteu tractant a la nota.

Escriviu una nota Pas 4
Escriviu una nota Pas 4

Pas 4. Escriviu el vostre nom a la línia "De"

L'encapçalament ha d'incloure qui escriu i envia la nota. El vostre nom complet i el vostre lloc de treball van en aquesta línia.

Escriviu una nota Pas 5
Escriviu una nota Pas 5

Pas 5. Incloeu la data

Escriviu la data completa, escrivint el mes i incloent-hi la data i l'any. Per exemple, escriviu: "DATA: 5 de gener de 2015" o "DATA: 5 de gener de 2015".

Escriviu una nota Pas 6
Escriviu una nota Pas 6

Pas 6. Trieu una frase específica per a la línia d'assumpte

L’assumpte dóna al lector una idea de què tracta la nota. Sigues específic però concís.

Per exemple, en lloc d'escriure "Formigues" per al tema, sigueu més específics escrivint "Problemes de formigues a l'oficina"

Escriviu una nota Pas 7
Escriviu una nota Pas 7

Pas 7. Formateu l’encapçalament correctament

L'encapçalament hauria d'estar situat a la part superior de la pàgina, alineat al costat esquerre de la pàgina. Escriviu amb majúscula les paraules "A:", "DE:", "DATA:" i "ASSIGNATURA:".

  • Un encapçalament de mostra seria el següent:

    TO: Nom i títol del treball del destinatari

    FROM: el vostre nom i el vostre lloc de treball

    DATA: data completa en què es va escriure la nota

    ASSIGNATURA: (o RE:) De què tracta la nota (ressaltada d'alguna manera)

  • En construir l’encapçalament, assegureu-vos de doblar l’espai entre seccions i alinear el text.
  • Podeu afegir una línia sota l’encapçalament que recorre tota la pàgina. Això separarà l’encapçalament del cos de la nota.

Part 2 de 4: Redacció del cos de la nota

Escriviu una nota Pas 8
Escriviu una nota Pas 8

Pas 1. Penseu qui ha de ser el públic

Per tal que la gent pugui llegir i respondre a la nota, és important adaptar el to, la longitud i el nivell de formalitat de la nota al públic que la llegirà. Fer-ho de manera efectiva requereix que tingueu una bona idea de per a qui va destinat la nota.

  • Penseu en les prioritats i preocupacions del vostre públic.
  • Intenteu anticipar-vos a qualsevol pregunta que els vostres lectors puguin tenir. Feu una pluja d’idees sobre algun contingut de la nota, com ara exemples, proves o altra informació que els persuadirà.
  • Tenir en compte l’audiència també us permet ser sensible a la inclusió d’informació o sentiments que siguin inadequats per als vostres lectors.
Escriviu una nota Pas 9
Escriviu una nota Pas 9

Pas 2. Omet una salutació formal

Una nota no comença amb una salutació com "Benvolgut senyor Edwards". En lloc d’això, busqueu-vos directament al vostre segment inicial que introdueix el tema que esteu discutint a la nota.

Escriviu una nota Pas 10
Escriviu una nota Pas 10

Pas 3. Introduïu el problema o el problema al primer paràgraf

Doneu-los breument el context que hi ha darrere de l’acció que voleu que facin. Això s’assembla una mica a una afirmació de tesi, que introdueix el tema i explica per què importa. També podeu considerar la introducció com un resum o un resum de tota la nota.

Com a directrius generals, l'obertura hauria d'ocupar aproximadament un paràgraf

Escriviu una nota Pas 11
Escriviu una nota Pas 11

Pas 4. Per exemple, podeu escriure:

"A partir de l'1 de juliol de 2015, XYZ Corporation implementarà noves polítiques relatives a la cobertura sanitària. Tots els empleats rebran cobertura sanitària i guanyaran un mínim de 15 dòlars per hora ".

Escriviu una nota Pas 12
Escriviu una nota Pas 12

Pas 5. Donar context per al problema que ens ocupa

És possible que el vostre lector necessiti informació general sobre el problema que esteu tractant. Doneu un cert context, però sigueu breus i només indiqueu el que és necessari.

Si és rellevant, continueu la nota indicant per què s'està implementant la política. Per exemple, podeu escriure: "El govern del comtat va votar per exigir que tots els empleats del comtat rebessin un salari mínim de 15 dòlars per hora"

Escriviu una nota Pas 13
Escriviu una nota Pas 13

Pas 6. Donar suport al vostre curs d’acció en el segment de discussió

Feu un petit resum de les accions que s’implementaran. Doneu proves i raons lògiques de les solucions que proposeu. Comenceu amb la informació més important i, a continuació, aneu a fets específics o de suport. Indiqueu com els lectors es beneficiaran de l’acció que recomaneu o es veuran desfavorits per la manca d’acció.

  • No dubteu a incloure gràfics, llistes o gràfics, especialment a les notes més llargues. Assegureu-vos que són realment rellevants i persuasius.
  • Per a notes més llargues, penseu a escriure títols breus que aclareixin el contingut de cada categoria. Per exemple, en lloc d’indicar "Polítiques", escriviu "Noves polítiques sobre empleats a temps parcial". Sigueu específics i breus en tots els encapçalaments de manera que el punt bàsic de la vostra nota quedi clar per al lector immediatament.
Escriviu una nota Pas 14
Escriviu una nota Pas 14

Pas 7. Suggeriu les accions que hauria de fer el lector

Una nota és una crida a l'acció sobre un tema concret, ja sigui un anunci sobre un producte de la nova empresa, noves polítiques relatives als informes de despeses o una declaració sobre com la companyia tracta un problema. Repetiu l'acció que hauria de fer el lector al paràgraf o frase final.

  • Per exemple, podeu escriure: "Tots els empleats han d'utilitzar el nou sistema comptable abans de l'1 de juny de 2015".
  • Això també pot incloure algunes proves per fer una còpia de seguretat de les vostres recomanacions.
Escriviu una nota Pas 15
Escriviu una nota Pas 15

Pas 8. Tanqueu la nota amb un resum positiu i càlid

El paràgraf final de la nota hauria de reiterar els passos següents per abordar el problema que ens ocupa. També hauria d’incloure una nota càlida que reitera la solidaritat de l’organització.

  • Podeu escriure: "Estaré encantat de parlar amb vosaltres d'aquestes recomanacions més endavant i seguiré totes les decisions que prengueu".
  • Podeu acabar amb alguna cosa com ara: "Estem encantats de l'expansió d'aquesta línia de productes. Estem segurs que això farà créixer el nostre negoci i farà d'aquesta empresa un negoci més sostenible ".
  • Generalment hauria de tenir una o dues frases.

Part 3 de 4: Finalització de la nota

Escriviu una nota Pas 16
Escriviu una nota Pas 16

Pas 1. Formateu la vostra nota correctament

Utilitzeu un format estàndard per a la nota per assegurar-vos que sigui fàcil de llegir. Utilitzeu un tipus de lletra de 12 punts com ara Times New Roman o Arial. Utilitzeu marges d'una polzada als costats esquerre, dret i inferior.

Utilitzeu paràgrafs d’estil de bloc. Doble espai entre paràgrafs. No sagneu cada paràgraf

Escriviu una nota Pas 17
Escriviu una nota Pas 17

Pas 2. Reviseu la nota

Reviseu i editeu la vostra nota per assegurar-vos que sigui clara, concisa, persuasiva i lliure d’errors. Comproveu que sou coherent amb el tipus d'idioma que utilitzeu. Elimineu paraules acadèmiques o argot tècnic innecessaris.

  • Revisió dels errors ortogràfics, gramaticals i de contingut. Presteu especial atenció als noms, dates o números.
  • Comproveu que no sigui excessivament llarg i talleu qualsevol material aliè.
Escriviu una nota Pas 18
Escriviu una nota Pas 18

Pas 3. Escriviu manualment les inicials pel vostre nom

Una nota no inclou cap línia de signatura. Però hauríeu d’inicialitzar la nota amb un llapis a la capçalera. Escriviu les inicials al costat del vostre nom. Això indica que heu aprovat la nota.

Escriviu una nota Pas 19
Escriviu una nota Pas 19

Pas 4. Utilitzeu el capçal de nota

És possible que tingueu un paper amb capçalera especial dissenyat per a notes, o bé que utilitzeu un paper amb capçalera comercial normal.

Si creeu un document digital (per utilitzar-lo per correu electrònic, per exemple), és possible que vulgueu crear el vostre propi capçalera en un document de Word que tingui el logotip de la vostra empresa i informació bàsica de contacte. Utilitzeu aquesta com a plantilla de nota per a cada nota que envieu

Escriviu una nota Pas 20
Escriviu una nota Pas 20

Pas 5. Trieu el vostre mètode de lliurament

Determineu la millor manera de distribuir la vostra nota. És possible que vulgueu imprimir còpies impreses de la nota i distribuir-la d’aquesta manera. També podeu enviar-lo per correu electrònic.

Si envieu la vostra nota per correu electrònic, és possible que vulgueu formatar-la en HTML. Alternativament, podeu desar la nota en format PDF i adjuntar-la al correu electrònic

Part 4 de 4: Ús de plantilles de memòries

Escriviu una nota Pas 21
Escriviu una nota Pas 21

Pas 1. Cerqueu plantilles de memòries

Penseu en si voleu utilitzar una plantilla en lloc d’escriure una nota des de zero. Si és així, la vostra primera acció hauria de ser buscar en línia algunes bones plantilles de memòries. Microsoft Word també té plantilles de memòries. En general, les plantilles comparteixen el mateix format bàsic, però poden utilitzar tipus de lletra, mides i dissenys diferents.

  • Baixeu-vos la plantilla que millor s'adapti a les vostres necessitats.
  • Assegureu-vos de llegir les condicions d'ús abans d'utilitzar qualsevol plantilla d'una font web.
Escriviu una nota Pas 22
Escriviu una nota Pas 22

Pas 2. Obriu la plantilla descarregada a l'ordinador

Després de prémer el botó de baixada, la plantilla es descarregarà automàticament a l'ordinador o pot fer alguns passos per iniciar la baixada. Es descarrega com a fitxer zip, de manera que heu de descomprimir-lo i obrir-lo al Microsoft Word.

És una bona idea utilitzar la versió més recent de Microsoft Word per garantir que no tingueu cap problema imprevist de programari i que la plantilla funcioni tal com estava dissenyada per funcionar. Si utilitzeu una versió anterior de Microsoft Word, simplement actualitzeu el programari abans de descarregar qualsevol plantilla

Escriviu una nota Pas 23
Escriviu una nota Pas 23

Pas 3. Configureu la capçalera

Tingueu en compte que tot el contingut de la plantilla es pot canviar. Podeu personalitzar totes les parts de la plantilla de memòria per adaptar-les a les vostres necessitats particulars. Per exemple, podeu afegir el logotip i el signe de copyright a la secció de capçalera de la plantilla. Simplement feu clic a la secció de capçalera i escriviu la informació de la vostra empresa.

Escriviu una nota Pas 24
Escriviu una nota Pas 24

Pas 4. Empleneu els camps de la capçalera de la plantilla

Assegureu-vos d'emplenar els camps "A" i "DES", així com els camps "CC" i "SUBJECTE". Tingueu precaució quan empleneu aquests camps per assegurar-vos que no heu saltat cap camp, deixant-ne alguns en blanc. o que no heu comès cap error en escriure en algun lloc del camí.

Escriviu una nota Pas 25
Escriviu una nota Pas 25

Pas 5. Escriviu el missatge

Escriviu la introducció, el context, el debat i les parts resumides de la vostra nota al cos. Si voleu, podeu utilitzar llistes o punts per organitzar la informació.

  • Mantingueu el format de la plantilla. Això us assegurarà que l’alineació del paràgraf sigui correcta i que tingueu els marges i la mida de la font correctes.
  • Si cal, fins i tot podeu personalitzar la nota per utilitzar una taula. De vegades, és una bona idea, sobretot si l’ús d’una llista de vinyetes o alguna cosa semblant fa que la nota sembli massa plena o sigui difícil de llegir.
  • Assegureu-vos que heu suprimit les paraules que ja estaven a la plantilla. A més, reviseu atentament la vostra nota abans d’enviar-la.
Escriviu una nota Pas 26
Escriviu una nota Pas 26

Pas 6. Comproveu el peu de pàgina

El peu de pàgina és l’espai situat a la part inferior de la pàgina que sovint conté informació addicional. Aquí podeu incloure la informació de la vostra empresa o informació de contacte personal. És important que preneu el temps per assegurar-vos que aquesta informació sigui correcta. L'últim que voleu passar és escriure una nota excel·lent i després tenir informació de contacte incorrecta o que falti completament aquesta informació.

Escriviu una nota Pas 27
Escriviu una nota Pas 27

Pas 7. Personalitzeu el vostre aspecte

Una de les coses més atractives de la plantilla és que fins i tot podeu canviar el color del document. Això us permet exercir un cert grau de personalitat i fa que tot el document destaqui amb més precisió. També us permet triar un color adequat a la situació actual per assegurar-vos que la nota sigui visualment cridanera, però professional.

Escriviu una nota Pas 28
Escriviu una nota Pas 28

Pas 8. Deseu la nota com a document únic

Assegureu-vos de desar una còpia d'aquesta nota. A continuació, tindreu un document de còpia de seguretat digital que demostrarà la vostra comunicació empresarial.

Escriviu una nota Pas 29
Escriviu una nota Pas 29

Pas 9. Deseu la plantilla per tornar-la a utilitzar

Sempre que hàgiu d'utilitzar la nota per a un tema una mica diferent en el futur, canvieu cada camp per adaptar-lo al tema de la nota. Això us estalviarà temps i també us ajudarà a crear una nota coherent que sigui professional i que cridi l'atenció de la gent perquè la nota es llegeixi de manera ràpida.

Consells

  • No doneu massa per què. És important explicar per què voleu que es faci alguna cosa, però no us l’excedeu.
  • Les memòries han de ser sempre breus.

Recomanat: