Les memòries són una manera excel·lent de comunicar decisions importants o canvis de política als vostres empleats o col·legues. És important que us dediqueu el temps a elaborar una bona nota perquè el vostre missatge conegui com voleu.
Passos
Exemples de memòries
Mostra de nota als clients
Suporti wikiHow i desbloqueja totes les mostres.
Mostra una nota al cap
Suporti wikiHow i desbloqueja totes les mostres.
Mostra de memòria als companys de feina
Suporti wikiHow i desbloqueja totes les mostres.
Primera part de 4: Redacció del títol de la nota
Pas 1. Escriviu "MEMORANDUM" a la part superior de la pàgina
Indiqueu que aquest document és un memoràndum al principi. Etiqueteu la pàgina "MEMORANDUM" a 3,8 cm (1,5 polzades) de la part superior de la pàgina. Posa la paraula en negreta a la primera línia. Podeu centrar-lo en aquesta línia o alinear-lo a l'esquerra. També podeu optar per ampliar el tipus de lletra d’aquesta paraula.
Doble espai entre aquesta línia i la següent de l'encapçalament
Pas 2. Adreçar-se al destinatari adequadament
Una nota és una comunicació empresarial formal i també us heu de dirigir formalment al lector. Utilitzeu el nom i el títol complets de la persona a qui envieu la nota.
Si envieu una nota a tot el personal, podeu escriure: "A: Tots els empleats"
Pas 3. Afegiu destinataris addicionals a la línia CC
La línia "CC" indica qui rebrà una "Còpia de cortesia" de la nota. No és la persona a qui va dirigida la nota. Més aviat, es tracta d’algú que potser haurà de mantenir-se informat sobre les polítiques o problemes que esteu tractant a la nota.
Pas 4. Escriviu el vostre nom a la línia "De"
L'encapçalament ha d'incloure qui escriu i envia la nota. El vostre nom complet i el vostre lloc de treball van en aquesta línia.
Pas 5. Incloeu la data
Escriviu la data completa, escrivint el mes i incloent-hi la data i l'any. Per exemple, escriviu: "DATA: 5 de gener de 2015" o "DATA: 5 de gener de 2015".
Pas 6. Trieu una frase específica per a la línia d'assumpte
L’assumpte dóna al lector una idea de què tracta la nota. Sigues específic però concís.
Per exemple, en lloc d'escriure "Formigues" per al tema, sigueu més específics escrivint "Problemes de formigues a l'oficina"
Pas 7. Formateu l’encapçalament correctament
L'encapçalament hauria d'estar situat a la part superior de la pàgina, alineat al costat esquerre de la pàgina. Escriviu amb majúscula les paraules "A:", "DE:", "DATA:" i "ASSIGNATURA:".
-
Un encapçalament de mostra seria el següent:
TO: Nom i títol del treball del destinatari
FROM: el vostre nom i el vostre lloc de treball
DATA: data completa en què es va escriure la nota
ASSIGNATURA: (o RE:) De què tracta la nota (ressaltada d'alguna manera)
- En construir l’encapçalament, assegureu-vos de doblar l’espai entre seccions i alinear el text.
- Podeu afegir una línia sota l’encapçalament que recorre tota la pàgina. Això separarà l’encapçalament del cos de la nota.
Part 2 de 4: Redacció del cos de la nota
Pas 1. Penseu qui ha de ser el públic
Per tal que la gent pugui llegir i respondre a la nota, és important adaptar el to, la longitud i el nivell de formalitat de la nota al públic que la llegirà. Fer-ho de manera efectiva requereix que tingueu una bona idea de per a qui va destinat la nota.
- Penseu en les prioritats i preocupacions del vostre públic.
- Intenteu anticipar-vos a qualsevol pregunta que els vostres lectors puguin tenir. Feu una pluja d’idees sobre algun contingut de la nota, com ara exemples, proves o altra informació que els persuadirà.
- Tenir en compte l’audiència també us permet ser sensible a la inclusió d’informació o sentiments que siguin inadequats per als vostres lectors.
Pas 2. Omet una salutació formal
Una nota no comença amb una salutació com "Benvolgut senyor Edwards". En lloc d’això, busqueu-vos directament al vostre segment inicial que introdueix el tema que esteu discutint a la nota.
Pas 3. Introduïu el problema o el problema al primer paràgraf
Doneu-los breument el context que hi ha darrere de l’acció que voleu que facin. Això s’assembla una mica a una afirmació de tesi, que introdueix el tema i explica per què importa. També podeu considerar la introducció com un resum o un resum de tota la nota.
Com a directrius generals, l'obertura hauria d'ocupar aproximadament un paràgraf
Pas 4. Per exemple, podeu escriure:
"A partir de l'1 de juliol de 2015, XYZ Corporation implementarà noves polítiques relatives a la cobertura sanitària. Tots els empleats rebran cobertura sanitària i guanyaran un mínim de 15 dòlars per hora ".
Pas 5. Donar context per al problema que ens ocupa
És possible que el vostre lector necessiti informació general sobre el problema que esteu tractant. Doneu un cert context, però sigueu breus i només indiqueu el que és necessari.
Si és rellevant, continueu la nota indicant per què s'està implementant la política. Per exemple, podeu escriure: "El govern del comtat va votar per exigir que tots els empleats del comtat rebessin un salari mínim de 15 dòlars per hora"
Pas 6. Donar suport al vostre curs d’acció en el segment de discussió
Feu un petit resum de les accions que s’implementaran. Doneu proves i raons lògiques de les solucions que proposeu. Comenceu amb la informació més important i, a continuació, aneu a fets específics o de suport. Indiqueu com els lectors es beneficiaran de l’acció que recomaneu o es veuran desfavorits per la manca d’acció.
- No dubteu a incloure gràfics, llistes o gràfics, especialment a les notes més llargues. Assegureu-vos que són realment rellevants i persuasius.
- Per a notes més llargues, penseu a escriure títols breus que aclareixin el contingut de cada categoria. Per exemple, en lloc d’indicar "Polítiques", escriviu "Noves polítiques sobre empleats a temps parcial". Sigueu específics i breus en tots els encapçalaments de manera que el punt bàsic de la vostra nota quedi clar per al lector immediatament.
Pas 7. Suggeriu les accions que hauria de fer el lector
Una nota és una crida a l'acció sobre un tema concret, ja sigui un anunci sobre un producte de la nova empresa, noves polítiques relatives als informes de despeses o una declaració sobre com la companyia tracta un problema. Repetiu l'acció que hauria de fer el lector al paràgraf o frase final.
- Per exemple, podeu escriure: "Tots els empleats han d'utilitzar el nou sistema comptable abans de l'1 de juny de 2015".
- Això també pot incloure algunes proves per fer una còpia de seguretat de les vostres recomanacions.
Pas 8. Tanqueu la nota amb un resum positiu i càlid
El paràgraf final de la nota hauria de reiterar els passos següents per abordar el problema que ens ocupa. També hauria d’incloure una nota càlida que reitera la solidaritat de l’organització.
- Podeu escriure: "Estaré encantat de parlar amb vosaltres d'aquestes recomanacions més endavant i seguiré totes les decisions que prengueu".
- Podeu acabar amb alguna cosa com ara: "Estem encantats de l'expansió d'aquesta línia de productes. Estem segurs que això farà créixer el nostre negoci i farà d'aquesta empresa un negoci més sostenible ".
- Generalment hauria de tenir una o dues frases.
Part 3 de 4: Finalització de la nota
Pas 1. Formateu la vostra nota correctament
Utilitzeu un format estàndard per a la nota per assegurar-vos que sigui fàcil de llegir. Utilitzeu un tipus de lletra de 12 punts com ara Times New Roman o Arial. Utilitzeu marges d'una polzada als costats esquerre, dret i inferior.
Utilitzeu paràgrafs d’estil de bloc. Doble espai entre paràgrafs. No sagneu cada paràgraf
Pas 2. Reviseu la nota
Reviseu i editeu la vostra nota per assegurar-vos que sigui clara, concisa, persuasiva i lliure d’errors. Comproveu que sou coherent amb el tipus d'idioma que utilitzeu. Elimineu paraules acadèmiques o argot tècnic innecessaris.
- Revisió dels errors ortogràfics, gramaticals i de contingut. Presteu especial atenció als noms, dates o números.
- Comproveu que no sigui excessivament llarg i talleu qualsevol material aliè.
Pas 3. Escriviu manualment les inicials pel vostre nom
Una nota no inclou cap línia de signatura. Però hauríeu d’inicialitzar la nota amb un llapis a la capçalera. Escriviu les inicials al costat del vostre nom. Això indica que heu aprovat la nota.
Pas 4. Utilitzeu el capçal de nota
És possible que tingueu un paper amb capçalera especial dissenyat per a notes, o bé que utilitzeu un paper amb capçalera comercial normal.
Si creeu un document digital (per utilitzar-lo per correu electrònic, per exemple), és possible que vulgueu crear el vostre propi capçalera en un document de Word que tingui el logotip de la vostra empresa i informació bàsica de contacte. Utilitzeu aquesta com a plantilla de nota per a cada nota que envieu
Pas 5. Trieu el vostre mètode de lliurament
Determineu la millor manera de distribuir la vostra nota. És possible que vulgueu imprimir còpies impreses de la nota i distribuir-la d’aquesta manera. També podeu enviar-lo per correu electrònic.
Si envieu la vostra nota per correu electrònic, és possible que vulgueu formatar-la en HTML. Alternativament, podeu desar la nota en format PDF i adjuntar-la al correu electrònic
Part 4 de 4: Ús de plantilles de memòries
Pas 1. Cerqueu plantilles de memòries
Penseu en si voleu utilitzar una plantilla en lloc d’escriure una nota des de zero. Si és així, la vostra primera acció hauria de ser buscar en línia algunes bones plantilles de memòries. Microsoft Word també té plantilles de memòries. En general, les plantilles comparteixen el mateix format bàsic, però poden utilitzar tipus de lletra, mides i dissenys diferents.
- Baixeu-vos la plantilla que millor s'adapti a les vostres necessitats.
- Assegureu-vos de llegir les condicions d'ús abans d'utilitzar qualsevol plantilla d'una font web.
Pas 2. Obriu la plantilla descarregada a l'ordinador
Després de prémer el botó de baixada, la plantilla es descarregarà automàticament a l'ordinador o pot fer alguns passos per iniciar la baixada. Es descarrega com a fitxer zip, de manera que heu de descomprimir-lo i obrir-lo al Microsoft Word.
És una bona idea utilitzar la versió més recent de Microsoft Word per garantir que no tingueu cap problema imprevist de programari i que la plantilla funcioni tal com estava dissenyada per funcionar. Si utilitzeu una versió anterior de Microsoft Word, simplement actualitzeu el programari abans de descarregar qualsevol plantilla
Pas 3. Configureu la capçalera
Tingueu en compte que tot el contingut de la plantilla es pot canviar. Podeu personalitzar totes les parts de la plantilla de memòria per adaptar-les a les vostres necessitats particulars. Per exemple, podeu afegir el logotip i el signe de copyright a la secció de capçalera de la plantilla. Simplement feu clic a la secció de capçalera i escriviu la informació de la vostra empresa.
Pas 4. Empleneu els camps de la capçalera de la plantilla
Assegureu-vos d'emplenar els camps "A" i "DES", així com els camps "CC" i "SUBJECTE". Tingueu precaució quan empleneu aquests camps per assegurar-vos que no heu saltat cap camp, deixant-ne alguns en blanc. o que no heu comès cap error en escriure en algun lloc del camí.
Pas 5. Escriviu el missatge
Escriviu la introducció, el context, el debat i les parts resumides de la vostra nota al cos. Si voleu, podeu utilitzar llistes o punts per organitzar la informació.
- Mantingueu el format de la plantilla. Això us assegurarà que l’alineació del paràgraf sigui correcta i que tingueu els marges i la mida de la font correctes.
- Si cal, fins i tot podeu personalitzar la nota per utilitzar una taula. De vegades, és una bona idea, sobretot si l’ús d’una llista de vinyetes o alguna cosa semblant fa que la nota sembli massa plena o sigui difícil de llegir.
- Assegureu-vos que heu suprimit les paraules que ja estaven a la plantilla. A més, reviseu atentament la vostra nota abans d’enviar-la.
Pas 6. Comproveu el peu de pàgina
El peu de pàgina és l’espai situat a la part inferior de la pàgina que sovint conté informació addicional. Aquí podeu incloure la informació de la vostra empresa o informació de contacte personal. És important que preneu el temps per assegurar-vos que aquesta informació sigui correcta. L'últim que voleu passar és escriure una nota excel·lent i després tenir informació de contacte incorrecta o que falti completament aquesta informació.
Pas 7. Personalitzeu el vostre aspecte
Una de les coses més atractives de la plantilla és que fins i tot podeu canviar el color del document. Això us permet exercir un cert grau de personalitat i fa que tot el document destaqui amb més precisió. També us permet triar un color adequat a la situació actual per assegurar-vos que la nota sigui visualment cridanera, però professional.
Pas 8. Deseu la nota com a document únic
Assegureu-vos de desar una còpia d'aquesta nota. A continuació, tindreu un document de còpia de seguretat digital que demostrarà la vostra comunicació empresarial.
Pas 9. Deseu la plantilla per tornar-la a utilitzar
Sempre que hàgiu d'utilitzar la nota per a un tema una mica diferent en el futur, canvieu cada camp per adaptar-lo al tema de la nota. Això us estalviarà temps i també us ajudarà a crear una nota coherent que sigui professional i que cridi l'atenció de la gent perquè la nota es llegeixi de manera ràpida.
Consells
- No doneu massa per què. És important explicar per què voleu que es faci alguna cosa, però no us l’excedeu.
- Les memòries han de ser sempre breus.