Una organització o organigrama és una forma de representar de forma visual l'estructura de la vostra empresa o organització. Mostra les relacions entre persones i / o departaments. Quan creeu un organigrama, heu de començar per esbrinar com s’organitza la vostra empresa en general i quina és la cadena de comandament. A continuació, heu d’esbossar aquesta informació en un tros de paper, després del qual podeu utilitzar el programari per crear un gràfic d’aspecte professional.
Passos
Mètode 1 de 3: Esbossar la vostra estructura
Pas 1. Mireu com pren la vostra organització decisions
La majoria d’empreses generalment s’organitzen horitzontalment o verticalment. Horitzontalment significa que l'estructura del poder s'estén entre els empleats. Una estructura vertical significa que el poder de l’empresa és principalment jeràrquic, passant dels empleats generals als directius intermedis i després als directius superiors.
En un sistema horitzontal, hi ha més empleats amb capacitat per prendre decisions. Pot provocar més errors, però les decisions també passen més ràpidament. En un sistema vertical, haureu de pujar per l’estructura del poder per tal que es prengui una decisió
Pas 2. Organitzar per departaments
Una manera d’organitzar el gràfic és organitzar-lo per departaments. Tant se val si la vostra empresa es divideix en departaments per productes, funcions o ubicacions. Podeu utilitzar els departaments principals i subdividir-los en divisions dins d'aquests departaments.
Pas 3. Divideix per empleats
Una altra manera d’organitzar un organigrama és mitjançant els vostres empleats. Utilitzeu els noms dels vostres empleats i organitzeu el gràfic segons les connexions que tinguin. Aquest tipus de gràfic funciona bé per a estructures de potència tant horitzontals com verticals, ja que podeu dibuixar línies per mostrar les relacions com vulgueu.
Tingueu en compte que també podeu utilitzar un híbrid d’un gràfic departamental i d’empleats. Feu que el gràfic s’adapti a les vostres necessitats
Pas 4. Recopileu la informació que necessiteu
Si feu un gràfic basat en empleats, necessitareu els noms dels empleats, els seus títols i les seves relacions entre ells. Afegiu el seu número d'empleat si voleu. Per obtenir un gràfic departamental, recopileu els noms de tots els departaments i com es relacionen entre ells.
Mètode 2 de 3: Treballar el disseny
Pas 1. Feu un esquema aproximat
Comenceu creant una imatge visual de la vostra estructura, començant per les parts més grans de l’organització, com ara els departaments principals. També podeu començar amb els principals gestors si utilitzeu un gràfic basat en empleats. L’objectiu d’aquest exercici és establir una imatge visual de com ha de ser el vostre gràfic i quanta informació voleu incloure.
Pas 2. Decidiu quants detalls voleu
Per exemple, en una gran organització, inclosos tots els empleats, probablement no sigui factible. Fins i tot incloure tots els subdepartaments pot no ser viable. Preneu una decisió sobre la quantitat de detalls que inclourà.
Pas 3. Seleccioneu un disseny
Una manera de dissenyar un organigrama és com un arbre genealògic. Teniu el CEO en un quadre a la part superior. A sota, teniu línies que sortiran als propers departaments o gestors principals, també inclosos en capses. Aquest disseny funciona especialment bé per a una empresa jeràrquica.
D’altra banda, un disseny de tipus bombolla de pensament podria funcionar millor en una empresa menys jeràrquica. Si teniu tres departaments iguals sense director general, podríeu connectar els tres departaments del disseny, amb cada departament distribuït des d'un quadrat mitjà o bombolla amb el nom de l'empresa
Mètode 3 de 3: Ús de programari per crear un organigrama
Pas 1. Seleccioneu el programari
Microsoft Office és un bon lloc per començar a triar el programari per crear el gràfic, ja que està fàcilment disponible i fàcil d’utilitzar. Word, Excel, Outlook i PowerPoint us permetran crear un gràfic, per exemple. També podeu trobar plantilles i programes a Internet que us permetran crear un organigrama.
Pas 2. Trieu un estil de gràfic
Normalment, qualsevol programari us permetrà escollir l’estil de gràfic que vulgueu. A Office, trieu un estil de gràfic a "SmartArt". Tot i que podeu triar entre diversos estils de gràfics, l'estil "Organigrama" també té un assistent que us ajudarà a omplir automàticament els espais en blanc del gràfic.
SmartArt es troba a la pestanya Insereix a Il·lustracions. "Organigrama" està sota jerarquia
Pas 3. Afegiu les caselles que necessiteu
Un cop tingueu el gràfic al seu lloc, comenceu a afegir la informació que heu descrit al gràfic. Comenceu afegint tots els quadres i línies de connexió que necessiteu. Tot i que podeu posar més informació més endavant, és més fàcil tenir l'estructura al lloc primer.
Les línies que afegiu poden connectar departaments entre si, no només mostrar connexions de dalt a baix
Pas 4. Empleneu les dades específiques de la vostra empresa
Afegiu la informació fent clic a dins del quadre i escrivint. El més fàcil és començar per la part superior, sobretot si teniu una empresa majoritàriament jeràrquica. Després, baixeu per cada departament. Si utilitzeu un estil de bombolles de pensament, comenceu pel mig i aneu cap a l’exterior.
Pas 5. Afegiu elements de disseny
Un cop emplenada la informació, podeu afegir-hi tocs de disseny. Per exemple, podeu canviar el color de les caixes, de manera que els diferents departaments tenen colors diferents. També podeu canviar el tipus de lletra, com ara tenir una lletra en negreta o una lletra més gran per als nivells superiors i una lletra normal o una lletra més petita per als nivells inferiors.