Si teniu una petita empresa, és probable que sàpiga que podeu deduir la major part de les despeses en què incorreu la gestió del vostre negoci. Tot i això, també heu de conservar els rebuts i altra documentació d’aquestes despeses en cas que el departament fiscal fiscalitzi les vostres declaracions o sol·liciti informació addicional sobre les deduccions que heu reclamat. Organitzar els rebuts i fer un seguiment de les despeses pot ser una molèstia, però si teniu un sistema còmode i accessible, podeu assegurar-vos que teniu tot al seu lloc per maximitzar les vostres deduccions.
Passos
Mètode 1 de 3: desenvolupament d'un sistema de fitxers
Pas 1. Trieu un sistema d'emmagatzematge de fitxers convenient
És més fàcil desenvolupar l’hàbit de presentar rebuts immediatament si l’accés a l’emmagatzematge de fitxers és fàcil. Per a la majoria de petites empreses, n'hi haurà prou amb un arxiu bàsic. Conserveu-lo en un lloc que passeu amb freqüència perquè no hagueu de sortir del vostre camí per presentar els rebuts.
- Sovint, el millor lloc per al vostre sistema d’emmagatzematge de fitxers és just al costat de l’escriptori on gestioneu les finances empresarials. D’aquesta manera, tot el que necessiteu és a prop.
- Si teniu una empresa més petita sense molts rebuts, és possible que us vagi millor una caixa de fitxers més petita. Per exemple, és possible que obtingueu una caixa de plàstic amb carpetes penjants.
Pas 2. Organitzeu els vostres rebuts per categoria
Quan feu els impostos, haureu de sumar les deduccions en categories específiques. Si envieu els vostres rebuts en aquestes categories, ja haureu fet aquest treball. En el moment de l’impost, només haureu de sumar-los. Les categories que necessiteu inclouen:
- Publicitat i promoció (targetes de visita, llistes de correu, desenvolupament de llocs web, anuncis a xarxes socials)
- Menjars i entreteniment (reunions de migdia, sopars amb clients)
- Viatges (tarifes aèries, despeses d’automòbil, peatges, quilometratge, allotjament, menjars fora de negocis)
- Lloguer (pagaments per oficina llogada o material llogat)
- Utilitats (electricitat, aigua, calor / aire condicionat, recollida d'escombraries al lloc de treball)
- Comunicació (despeses de telèfon, accés a Internet)
- Subministraments (material d'oficina, material de neteja, cafè o aigua embotellada a l'oficina)
- Franqueig i enviament (bústies postals, despeses d'enviament)
- Honoraris legals i professionals (honoraris de comptable / comptable, honoraris d’advocat)
- Assegurança (primes d'assegurança de responsabilitat civil empresarial, primes d'indemnització del treballador per als empleats)
- Llicències i quotes (llicències comercials, llicències professionals, quotes d'associacions comercials, quotes de franquícies)
- Formació (desenvolupament professional, formació continuada per a llicències professionals, formació laboral per a vosaltres o empleats)
Consell:
Si un rebut inclou despeses en diverses categories, feu una còpia del rebut de cadascuna de les categories. A cada còpia, anoteu la deducció total d’aquest rebut d’aquesta categoria.
Pas 3. Mantingueu els rebuts en ordre cronològic
Tot i que això no és específicament necessari, us pot ajudar a calcular els vostres impostos quan feu impostos trimestrals. També us pot ajudar a localitzar més fàcilment una despesa específica.
Si teniu molts rebuts en una sola categoria en un mes, calculeu un total mensual i incloeu-lo al fitxer al final del mes. Facilitarà sumar les despeses durant el temps fiscal i minimitzarà el risc d’errors
Pas 4. Programa una hora específica per presentar els rebuts
Utilitzeu el sistema que us funcioni millor i que pugueu estar al dia. Alguns propietaris de petites empreses prefereixen presentar els rebuts immediatament, mentre que d’altres reserven un temps una vegada a la setmana per revisar-los i presentar-los.
- Sigui quin sigui el mètode que trieu, voleu assegurar-vos que estigueu revisant els vostres rebuts i arxivant-los mentre la transacció en concret us quedi fresca, de manera que sàpiga per a què serveix aquest rebut.
- Si simplement recolliu els vostres rebuts en una caixa i no us molesteu a classificar-los, tindreu dificultats per arribar als impostos i podríeu acabar perdent deduccions que podríeu haver pres si estiguéssiu millor organitzat.
Mètode 2 de 3: documentació de despeses
Pas 1. Observeu l'objectiu comercial de cada despesa al rebut
Tenint en compte que mantindreu els rebuts durant 6 anys, és possible que sembli obvi una setmana després d’haver incorregut en la despesa que no recordeu diversos anys després. Tot i que això pot no aplicar-se al subministrament d’oficina, els àpats i els viatges poden ser més difícils.
- Per exemple, si sortiu a dinar amb un client, podeu anotar el nom del client i el tema general de la reunió del dinar.
- Tingueu en compte el motiu del viatge amb les despeses de viatge. També podeu incloure un fulletó o altra informació. Per exemple, si viatgeu per una convenció comercial, podeu adjuntar un fulletó per a la convenció als rebuts connectats a aquesta convenció.
Pas 2. Separeu les despeses personals i comercials en el mateix rebut
L’ideal seria mantenir les despeses empresarials i personals com a transaccions separades. Tot i això, no sempre és convenient fer-ho. Si teniu despeses personals al mateix rebut que les despeses empresarials, subratlleu o ressalteu les despeses empresarials i calculeu un total total a efectes fiscals.
Per exemple, si comprés material d’oficina i agafés una ampolla d’aigua durant el registre, l’ampolla d’aigua es consideraria una despesa personal, no una despesa comercial. Deduïu el cost d’aquesta aigua (no oblideu l’impost sobre les vendes, si s’escau) del total per obtenir el nou total de les vostres despeses deduïbles
Pas 3. Relacionar les transaccions de rebuts amb les entrades d'estats financers
Quan obtingueu els extractes bancaris i de targeta de crèdit cada mes, imprimiu-los i compareu-los amb els vostres rebuts. Marqueu o ressalteu totes les transaccions de cada extracte per al qual tingueu un rebut.
Si en algun dels vostres extractes hi ha una transacció que creieu que és deduïble, però no teniu cap rebut, és possible que rebeu un rebut dels vostres registres. Poseu-vos en contacte amb el proveïdor per saber si és possible
Advertència:
Eviteu utilitzar diners en efectiu per pagar despeses empresarials. És difícil de rastrejar i no deixa rastre de paper com fan les targetes de crèdit o dèbit.
Mètode 3 de 3: passar sense paper
Pas 1. Analitzeu tots els rebuts abans de presentar-los, fins i tot si teniu fitxers en paper
La majoria dels rebuts s’imprimeixen en paper tèrmic, que es va degradant amb el pas del temps. L'IRS recomana mantenir els rebuts durant 6 anys. Tanmateix, la tinta d’un rebut de paper tèrmic pot haver-se esvaït fins al punt de quedar en blanc després d’aquest temps.
- La majoria d’impressores d’oficines inclouen un escàner. Si no ho feu, invertiu-ne un i recordeu que la compra també suposa una despesa d’oficina deduïble d’impostos.
- Si feu notes a cada rebut, escaneu-les un cop hàgiu fet les notes.
Consell:
També podeu fer fotos dels vostres rebuts amb un telèfon intel·ligent.
Pas 2. Mantingueu els fitxers d'imatge organitzats i etiquetats per categoria i data
Imiteu el vostre sistema de fitxers de paper amb el vostre sistema de fitxers digitals, creant carpetes per a cada categoria. Normalment, el vostre ordinador o dispositiu electrònic desarà els fitxers cronològicament per defecte.
També podeu crear carpetes dins de les carpetes de la categoria durant mesos. Això us ajudarà a trobar més fàcilment una imatge de rebut específica, així com a organitzar les deduccions perquè pugueu estimar amb més precisió els vostres impostos trimestrals
Pas 3. Utilitzeu una aplicació d’organització de rebuts al telèfon intel·ligent
Hi ha diverses aplicacions per a telèfons intel·ligents que poden ajudar els propietaris de petites empreses a fer un seguiment de les despeses deduïbles i a organitzar els rebuts. Alguns també us ajudaran a fer un seguiment del vostre quilometratge i altres despeses per les quals és possible que no tingueu rebuts.
Si decidiu utilitzar una aplicació, assegureu-vos que no sigui l’únic que utilitzeu per fer un seguiment de les despeses. Mai se sap quan l’empresa que ha creat l’aplicació pot deixar de treballar o deixar d’aplicar-la
Consell:
Si utilitzeu programari de comptabilitat per al vostre negoci, trieu una aplicació que se sincronitzi amb el vostre compte de programari de comptabilitat. A continuació, la informació de despeses dels vostres rebuts es carregarà automàticament als vostres llibres.
Pas 4. Pengeu imatges escanejades a un servidor en el núvol
Tot i que és possible que guardeu les imatges escanejades a l’ordinador o al telèfon intel·ligent, també voleu assegurar-vos que es faci una còpia de seguretat d’aquests fitxers. Tingueu en compte que heu de conservar aquests fitxers durant 6 anys i és poc probable que d'aquí a sis anys tingueu el mateix telèfon intel·ligent i el mateix ordinador.
Per molta precaució, és possible que també vulgueu crear una còpia de seguretat impresa en un CD o una unitat de polze. Per exemple, podeu mantenir les despeses deduïbles per valor d’un any en una unitat de disc i etiquetar-les amb l’any. Mantingueu aquestes unitats de polze en un lloc segur o en un altre lloc segur
Pas 5. Demaneu als venedors que us enviïn els rebuts per correu electrònic sempre que sigui possible
Molts venedors estan disposats a enviar-vos els rebuts per correu electrònic en lloc de (o a més de) donar-vos un rebut físic. Els rebuts per correu electrònic són preferibles per al manteniment de registres, ja que no degraden la forma en què ho fan els rebuts físics del paper tèrmic.
- Podeu configurar carpetes al vostre compte de correu electrònic per imitar les carpetes del vostre sistema de fitxers físic.
- Imprimiu els rebuts de correu electrònic i arxiveu-los al vostre sistema de fitxers físics per si de cas. Podeu perdre l'accés a la vostra adreça de correu electrònic o canviar-la.
Consell:
Utilitzeu l'adreça electrònica de l'empresa per rebre rebuts de despeses empresarials, no la vostra adreça personal.