Com processar la nòmina: 6 passos (amb imatges)

El vostre procés de nòmina comença recopilant informació salarial per a cada empleat. Les empreses utilitzen un formulari W-4 per documentar l’estat de presentació del treballador i els seus subsidis. També heu de fer un seguiment acurat dels salaris dels vostres empleats. Al final de cada període de pagament, calculeu els salaris bruts. Les empreses tenen una varietat d’impostos que s’han de retenir del salari brut. També podeu deduir els imports per les contribucions al pla de jubilació. Moltes empreses contracten una empresa de nòmines per fer tots els càlculs de nòmines i pagar les quantitats que deuen als empleats.

Passos

Part 1 de 2: Recollida d’informació salarial

Pas 1. Indiqueu a tots els empleats que emplenin un formulari W-4 perquè pugueu calcular adequadament les retencions fiscals federals sobre salaris

Aquest formulari s’utilitza per documentar l’estat de presentació del treballador. També utilitzeu el formulari W-4 per calcular el nombre de bonificacions que vol l’empleat. Tant l'estat de presentació com les bonificacions afecten l'import de l'impost federal retingut als salaris.

L'estat de presentació del treballador pot ser casat, solter o cap de família. Hi ha diverses altres variables que poden afectar l'estat de presentació. L'estat de presentació del contribuent afecta la quantitat de salaris retinguts en dòlars.
Un formulari W-4 inclou un full de càlcul de bonificació personal. L’empleat calcula les dietes en funció del nombre de persones a càrrec que tingui. Si el treballador està casat, l’empleat també rep una bonificació si el seu cònjuge no treballa.
Com més dietes reclami un empleat, menys impostos federals es retenen del salari brut.

Pas 2. Recopileu tota la informació sobre la nòmina per a cada període de pagament

Com a empresari, podeu tramitar la nòmina setmanalment, bimensualment o un cop al mes. Independentment de la freqüència amb què pagueu, heu de reunir els registres necessaris per calcular els salaris bruts.

Cal mantenir registres de nòmines actualitzats per a cada empleat. Tot i que algunes empreses mantenen registres de fulls de càlcul, podeu operar de manera més eficient mitjançant el programari de nòmines.
Els vostres registres han d’indicar el salari actual de cada empleat. Per als treballadors per hora, heu de documentar la taxa de pagament per hora, inclosa la paga per hores extraordinàries. El programari de nòmines pot calcular quines hores s’han de comptar com a hores extres.
Els treballadors per hora haurien de publicar el seu temps mitjançant una targeta horària formal. Necessiteu un procés específic per fer un seguiment del nombre exacte d’hores treballades cada dia. Hauríeu d’exigir als empresaris que publiquin immediatament la seva hora cada dia, de manera que els vostres registres estiguin sempre actualitzats.

Pas 3. Calculeu els salaris bruts de cada treballador

Quan arribeu al final d'un període de remuneració, calculeu els salaris bruts deguts per a tots els vostres empleats. Els càlculs variaran en funció de si el treballador és assalariat o se li paga cada hora.

Utilitzeu el programari per calcular els salaris bruts deguts als sous dels treballadors cada període de pagament. Digueu, per exemple, que el salari anual d'un empleat és de 52.000 $ a l'any. Tramiteu la nòmina 26 vegades a l'any (cada 2 setmanes). El treballador guanya cada període de nòmina (52.000 dòlars dividits per 26), o 2.000 dòlars en salari brut.
Suposem que un treballador guanya un salari de 25 dòlars per hora per hores normals i una taxa de 37,50 dòlars per hores extraordinàries (la taxa d’hores extraordinàries als EUA és 1,5 vegades la tarifa normal). Les hores extres es paguen amb més freqüència per totes les hores treballades durant 40 hores en una setmana natural.
Durant el període de paga més recent, l’empleat va treballar 45 hores a la primera setmana i 40 hores a la segona setmana. Cal calcular les hores normals i les hores extres. El sou per hora normal és (80 hores multiplicades per 25 $ = 2.000 $). Total de la paga per hores extraordinàries (5 hores X 37,50 $ = 187,50 $). Els salaris bruts d’aquest empleat sumen 2 $ 187,50.

Part 2 de 2: Càlcul de retencions retribuïdes

Pas 1. Determineu l'import adequat de retenció per a l'impost sobre la renda federal

El mètode principal que utilitzen la majoria dels contribuents per pagar la seva obligació tributària és mitjançant retencions de nòmina. El vostre empresari envia els salaris retinguts a l'IRS en nom vostre. Per obtenir més informació sobre molts problemes fiscals sobre la nòmina, utilitzeu aquest enllaç: Calcula els impostos sobre la nòmina.

Suposem que deu deu mil dòlars en impostos federals sobre els seus salaris bruts anuals de 50.000 dòlars. Digueu que el vostre empresari ha retingut 9.000 dòlars d’aquests 10.000 dòlars. En un calendari de pagaments bimensuals, el vostre empresari retindria 375 dòlars per període de pagament (un total de 9.000 dòlars / any) amb una obligació fiscal real de 416,67 dòlars per període de pagament (un total de 10.000 dòlars / any).
Tots els assalariats reben un formulari W-2 del seu empresari. Aquest formulari documenta els vostres salaris bruts i les vostres retencions, incloses les retencions fiscals federals i estatals.
Quan presenteu la declaració d’impostos, incloeu una còpia del vostre W-2. Aquell W-2 afirmarà que es van retenir el pagament de 9.000 dòlars en impostos. El treballador presenta la declaració d’impostos i paga els 1.000.000 dòlars restants en impostos federals deguts.
Com a empresari, podeu utilitzar la publicació IRS 15 (circular E) per calcular les retencions. Trieu el mètode de percentatge o el mètode de salari i utilitzeu el gràfic adequat de la publicació.

Pas 2. Deduïu els altres imports necessaris del salari brut

Els empresaris també estan obligats a deduir els imports de la seguretat social, Medicare i els impostos federals per desocupació. Tingueu en compte que l’empresari ha de calcular cada retenció fiscal per a cada treballador. L'empresa informa de la informació i envia el pagament a cada autoritat tributària.

La Seguretat Social proporciona ingressos a les persones jubilades i discapacitades. El tipus impositiu és del 6,2% per al 2015. Un cop un empleat ha assolit un sou acumulat brut de 118.500 dòlars, no es reté cap impost addicional sobre la Seguretat Social.
Medicare proporciona cobertura mèdica per a persones grans i persones amb discapacitat. El tipus impositiu del 2015 és actualment de l’1,45%. Tots els salaris estan subjectes a aquest impost.
Els empresaris paguen tant un impost estatal per desocupació com un sistema federal d’impostos per desocupació. Tots dos sistemes proporcionen ingressos a les persones que no tenen feina. Primer hauríeu de pagar l’impost estatal requerit. El càlcul dels impostos federals us permet rebre un crèdit pels impostos que pagueu al vostre sistema estatal

Pas 3. Calculeu altres deduccions i envieu els pagaments a les autoritats tributàries

El processament de la nòmina pot ser difícil, ja que heu d’informar i enviar retencions a diverses entitats diferents. A causa d'aquesta complexitat, hauríeu de plantejar-vos invertir en programari de nòmines.

Moltes empreses contracten una empresa de nòmines per gestionar els problemes de nòmina. Podeu trobar que contractar un expert extern us pot ajudar a estalviar i a guanyar temps.
Una empresa de nòmina pot fer els càlculs de retenció i presentar els imports nets de pagament al compte bancari de cada treballador. Proporcioneu les dades dels empleats i el compte bancari de l’empresa que utilitzeu per processar els pagaments.
És possible que hagueu de deduir articles addicionals dels empleats, com ara contribucions al pla de jubilació, primes d’assegurança mèdica i contribucions benèfiques. Tingueu en compte que alguns pagaments es dedueixen abans de calcular els impostos. Altres imports es dedueixen un cop calculats els impostos.
Totes les deduccions haurien d'aparèixer individualment al salari de l'empleat i normalment s'enumeren amb valors tant per a la deducció del període de pagament actual com per a les deduccions acumulades "fins a la data" d'una línia de comanda determinada. Les deduccions abans d’impostos o postimpostos se solen assenyalar com a tals i sovint apareixen en seccions separades.