Prendre la decisió d’acomiadar un empleat és difícil. Tanmateix, si determina que un empleat no és adequat per al seu negoci o s’adona que ha de reduir la mida, ha d’escriure una carta per informar formalment l’empleat de la seva baixa. Per redactar una carta efectiva cal que identifiqueu el motiu de la resolució, que recolzeu aquesta decisió amb documentació i, a continuació, que redacteu una carta de resolució que sigui compatible amb la llei.
Passos
Primera part de 2: Preparació per escriure la carta
Pas 1. Identifiqueu la relació laboral
La majoria dels empleats dels Estats Units es consideren "a voluntat". Això significa que poden ser donats d’alta per qualsevol motiu. A part de les lleis estatals i federals que protegeixen contra represàlies o discriminacions (de raça, gènere, orientació sexual, edat, religió, etc.), un empleat “a voluntat” no té protecció legal contra la baixa.
- Per entendre la llei federal contra la discriminació, podeu llegir els resums proporcionats per la Comissió federal per a la igualtat d’oportunitats laborals.
- El vostre estat o municipi també pot tenir lleis contra la discriminació. Heu d’intentar trobar-los cercant en línia o reunint-vos amb un advocat.
Pas 2. Reviseu el contracte
Una excepció important a la doctrina "a voluntat" és un empleat que treballa sota contracte. Els contractes solen incloure disposicions que estableixen que un empleat pot ser cessat per una "bona causa" o "una causa justa". També es pot incloure una llista d’exemples o circumstàncies considerades. Heu de revisar el contracte per veure quines circumstàncies es permet la resolució.
- El vostre empleat també pot estar cobert per un conveni col·lectiu. Si és així, localitzeu una còpia de l’acord i reviseu les disposicions de resolució. Normalment, un acord de negociació col·lectiva estableix un procés de diversos passos que heu de seguir quan rescindiu la feina.
- De vegades, un empleat pot afirmar que s'ha creat un "contracte implícit" durant la relació laboral. Si n'hi ha un, és possible que pugueu rescindir l'ocupació només per una "bona causa". Un tribunal examinarà diversos factors per determinar si existeix un contracte implícit:
- durada de l’ocupació
- promocions laborals
- manuals dels empleats, cartes, manuals de polítiques o altres documents que contenen un llenguatge que crea una promesa de continuar treballant
- les garanties d’un empresari de continuar treballant
- pràctiques de la indústria
Pas 3. Recopileu proves dels motius de la rescissió
Fins i tot si teniu un empleat "a voluntat", encara voldreu assegurar-vos que teniu un rastre en paper que recolzi la vostra decisió de donar de baixa en cas que l'empleat reclami discriminació il·legal.
- Mireu els vostres comentaris anteriors. Consulteu si heu mencionat en revisions de rendiment anteriors el problema que és el motiu de la finalització. Si no heu fet res més que ressenyes brillants i el motiu de la finalització no és una necessitat de reduir la mida, és possible que vulgueu deixar de finalitzar-les fins que pugueu donar més senyals que el rendiment és inferior.
- Feu la vostra pròpia investigació sobre el rendiment de l’empleat. Si teniu un supervisor que exigeix l’acomiadament de l’empleat, no hauríeu de confiar en la seva paraula. Consulteu el fitxer de l’empleat i tingueu en compte qualsevol elogi, recriminació i ressenya o comentari de rendiment.
- Identifiqueu el motiu vàlid del tret. Haureu de ser capaç d’expressar en paraules per què acomiadeu l’empleat. Si simplement "sentiu" que l'empleat és un "en forma" dolent, proveu d'exemples específics de com l'empleat no s'adapta i per què creieu que l'empleat perjudica l'empresa. En poder articular motius d’acomiadament, podeu aïllar-vos d’una reclamació de resolució il·lícita.
Pas 4. Sol·liciteu l’assessorament d’un advocat
La legislació estatal proporciona molts requisits que heu de complir quan destituïu un empleat. Alguns estats, per exemple, han implicat un pacte de bona fe i tracte just en tots els contractes. Per assegurar-vos que seguiu totes les lleis aplicables, us recomanem que busqueu l’assessorament d’un advocat laboralista qualificat.
- Per complir el pacte de bona fe i tracte just, les parts s’han d’abstenir de fer qualsevol cosa que impossibiliti que l’altra part compleixi els seus deures. A més, cada part ha de fer tot el que sigui raonable per complir les seves pròpies obligacions. El concepte és prou elàstic per obtenir una opinió legal que l’està complint.
- Per trobar un advocat qualificat, visiteu el col·legi d’advocats del vostre estat, que hauria d’executar un programa de derivació.
- Un cop trobeu un advocat, consulteu-ne les qualificacions visitant el lloc web. Busqueu un advocat que tingui experiència assessorant clients en matèria laboral.
- Alguns estats també atorguen certificació en dret laboral. Aquesta certificació no es posa a disposició de tots els advocats. En canvi, un advocat ha d’haver dedicat un percentatge important de la seva pràctica al dret laboral, haver cursat cursos especials de formació jurídica continuada i ha rebut recomanacions de companys o jutges. Sovint, l'advocat també ha de passar un examen.
Part 2 de 2: Redacció de la carta de resolució
Pas 1. Utilitzeu el capçal de l'empresa
Espai cap avall dues línies i insereix la data. A continuació, espaieu dues línies i afegiu les paraules "Personal i confidencial" sota la data en negreta. Espai cap avall i introduïu l'adreça del treballador, alineada a l'esquerra.
Si l'adreça de la vostra empresa no forma part del capçal de carta, inseriu-la a la part superior de la pàgina, dues línies per sobre de la data. Alineeu-lo al mateix nivell que el marge esquerre, tal com vau fer amb l'adreça de l'empleat
Pas 2. Expliqueu el canvi en la relació laboral
Heu de començar la carta indicant explícitament si l’empleat està cessat o acomiadat del lloc. També heu d’indicar la data en què és efectiu el cessament o l’acomiadament.
Un llenguatge de mostra podria ser: "Lamento informar-vos que la vostra feina amb [inseriu el nom de l'empresa] finalitza a partir del [inseriu la data]". O "Lamento informar-vos que seran acomiadats efectivament a partir de …"
Pas 3. Incloeu els motius del canvi
Al segon paràgraf, heu d’explicar el motiu del canvi. Per exemple, si l’empresa té problemes econòmics, és possible que vulgueu acomiadar l’empleat per estalviar diners. Alternativament, si l’empleat és un artista poc performant, també voldríeu assenyalar-ho.
- És possible que vulgueu afirmar: "Malauradament, el vostre rendiment no ha estat satisfactori".
- Si l’acomiadament és per motius econòmics, podeu afirmar: “L’entorn econòmic actual ens ha obligat a prendre decisions difícils de reduir la mida”.
Pas 4. Tracteu un rendiment insatisfactori amb dades específiques
Podeu obtenir informació addicional sobre com el rendiment del treballador no ha estat satisfactori. Especifiqueu dades específiques, com ara la data de les revisions de rendiment i quines deficiències es van observar. També podeu adjuntar còpies de qualsevol cosa que us doni suport, com ara revisions de rendiment anteriors, recriminacions per escrit o queixes dels clients.
- Si es dóna de baixa a l’empleat per un rendiment inadequat, es pot escriure: “La seva feina s’acaba a causa de l’incompliment reiterat de les funcions del seu lloc de treball. Quan vau ser contractat, se us va proporcionar una descripció dels vostres deures laborals. Des de llavors, se us ha proporcionat comentaris i formació periòdics. No obstant això, hi ha hagut deficiències continuades en el vostre rendiment i un incompliment de les directrius. Això us ha estat comentat diverses vegades: a [inseriu dates]. No ha resultat cap millora per part vostra ".
- Si l’empleat és acomiadat per una mala assistència, podríeu escriure: “La vostra feina s’acaba a causa de la vostra reiterada tardança i absències. Això es va discutir repetidament amb vosaltres el dia [inseriu dates]. En aquestes dates, us vaig tornar a recordar les nostres polítiques d’assistència”.
- Si l’empleat és acomiadat per motius econòmics, no dubteu a afirmar que agraïu la bona feina que va fer l’empleat.
Pas 5. Incloeu informació sobre el sou final
Si oferiu el cessament dels empleats, també heu d’indicar-ne els detalls aquí.
- Per exemple, si el treballador té un sou final final, escriviu: "El vostre xec final inclourà el pagament de les hores de vacances acumulades no utilitzades fins al màxim de [màxim estatal]". A continuació, proporcioneu informació de contacte si l’empleat necessita parlar sobre compensació.
- És possible que vulgueu proporcionar una indemnització, ja sigui perquè s’exigeix contractualment o perquè esteu disposat a proporcionar-la a canvi d’una exempció de responsabilitat. Si voleu proporcionar una indemnització a canvi d’un alliberament, haureu de posar-vos en contacte amb el vostre advocat. Les comunicacions s’han de redactar amb cura i voldreu que un advocat us ajudi a descriure la separació i les obligacions en nom de l’empleat per tal de qualificar-lo.
Pas 6. Demaneu la devolució de la propietat de l’empresa
Si cal, també haureu d’explicar quan i com l’empleat pot retornar les claus de la propietat de l’empresa, ordinadors portàtils, telèfons, buscapersones, etc. Podeu demanar a l’empleat que es posi en contacte amb vosaltres per establir una hora per retornar totes les propietats de l’empresa.
Per exemple, podeu escriure: "Podeu posar-vos en contacte amb mi a [inseriu un número de telèfon] per concertar una hora per retornar el vostre [equip de llista] i recollir els objectes personals que quedin al vostre espai de treball"
Pas 7. Recordeu a l’empleat els acords de no divulgació o de no competència
Com a condició laboral, és possible que l’empleat hagi signat un acord de no divulgació (NDA) o de no competència. Reviseu el contracte de treball.
Si l’empleat va acceptar-ho, hauríeu de copiar i enganxar els termes de l’NDA o de l’acord de no competència. Prefaci aquesta informació indicant: "Segons el contracte de treball signat [inseriu la data], heu acceptat el següent:"
Pas 8. Oferiu-vos recomanacions
Si us separeu de bones condicions, potser voldreu concloure la carta oferint-vos una recomanació positiva per a l’empleat. Si voleu, també podeu oferir ajuda per a la inserció laboral.
- Escriviu: “Gràcies pel vostre treball. Estic encantat de proporcionar una referència positiva per a futures feines. Feu que els possibles empresaris es posin en contacte amb mi a [incloure informació de contacte]. També estic disposat a proporcionar una referència per escrit si es prefereix ".
- Alternativament, és possible que vulgueu simplement afirmar que, si us contacteu sobre una referència, només proporcionareu les dates d’ocupació i el títol del lloc de treball.
Pas 9. Afegiu un espai per signar
Signareu la carta, però l’ideal serà que l’empleat també signi una còpia. En conseqüència, haureu d'inserir una línia per a la vostra signatura. Incloeu també una línia perquè l’empleat reconegui que ha rebut la carta.
Per sobre de la línia de signatura de l’empleat, podríeu escriure: “Amb la meva signatura a continuació, reconec que he rebut una còpia d’aquest avís. La meva signatura no indica necessàriament l’acord amb els continguts”
Pas 10. Incloeu els fitxers adjunts necessaris
Les lleis estatals o federals sovint dicten que es proporciona informació complementària amb la carta, sovint en forma de lliuraments. Per exemple, alguns estats, com Califòrnia, requereixen que els empresaris proporcionin un fulletó "Per al vostre benefici" a tots els empleats acomiadats o acomiadats.
- Alguns estats requereixen que un empresari doni un avís immediatament sobre un canvi en l'estat laboral. Aquest avís és bastant curt i no equival a una carta de resolució completa. Aquí hi ha una mostra d’avís de Califòrnia.
- Proporcioneu informació sobre els drets COBRA. A més, heu de proporcionar als empleats donats d'alta una notificació de totes les opcions de cobertura de continuació, extensió de discapacitat i conversió sota qualsevol cobertura patrocinada per l'empresari per a la qual podrien ser elegibles.
- Incloeu qualsevol altra cosa recomanada pel vostre advocat per tal de complir la legislació estatal o federal.
- Finalment, incloeu tot allò que es faci referència a la mateixa carta, com ara còpies de ressenyes de rendiment o de recriminació per escrit.
Consells
- Per obtenir més informació sobre com separar-se amistosament d’un empleat, consulteu wikiHow How to Prevent Wrongful Termination Demests.
- Premeu perquè l’empleat signi un comunicat. Un alliberament us exonerarà de la responsabilitat d’una futura demanda. Probablement hauríeu d’intentar obtenir un alliberament si l’empleat és una minoria racial, dona o més de 40 anys. Demaneu al vostre advocat que el redacti.