Tots els empleats que contracti han de ser elegibles per treballar als Estats Units. Si contracteu un empleat no elegible, podreu rebre una multa. Un cop contracteu un empleat nou, heu de verificar la seva elegibilitat per treballar ràpidament (en un termini de tres dies). Podeu fer-ho mitjançant una còpia en paper del "Formulari I-9" o mitjançant el sistema de verificació electrònica del govern. Si sou un empleat que us pregunteu sobre la vostra elegibilitat per treballar als Estats Units, podeu comprovar el vostre propi estat a través del lloc web del Departament de Seguretat Nacional.
Passos
Mètode 1 de 3: omplir el formulari I-9
Pas 1. Determineu quan heu de completar el formulari I-9
El formulari I-9 s'ha d'emplenar cada vegada que contracti un empleat nou. Se us considera que "contracteu" un empleat tan bon punt comenceu a pagar-los pels seus serveis. Un "empleat" és algú que realitza serveis o treball als Estats Units. El formulari I-9 no s’ha d’emplenar fins que no hagi ofert al treballador una feina i no accepti la seva oferta.
- No haureu d’emplenar el formulari I-9 si esteu contractant algú per a treballs ocasionals en una casa privada (per exemple, tallar gespa, servei de neteja), si contracteu un contractista independent o si esteu contractant algú que no treballa físicament a terres dels Estats Units.
- Heu d’emplenar completament el formulari I-9 dins dels tres dies laborables següents al lloguer.
Pas 2. Obteniu una còpia del formulari I-9
Heu de completar un formulari I-9 separat per a cada empleat nou que contracteu. Podeu obtenir una còpia en línia al lloc web dels Serveis per a la ciutadania i la immigració dels EUA. Per trobar una còpia, només cal que aparegui el "Formulari I-9 USCIS" de Google i un enllaç. El formulari és de nou pàgines, tot i que només cal omplir les pàgines set i vuit. Les altres pàgines ofereixen instruccions per emplenar el formulari.
Un cop descarregat i imprès un formulari, podeu copiar-lo tantes vegades com sigui necessari
Pas 3. Demaneu a l’empleat que completi la secció 1
Un cop obtingueu una còpia del formulari I-9 i contracteu un nou empleat, aquest empleat haurà d'emplenar la secció 1 del formulari durant el primer dia d'ocupació. Seieu amb l’empleat i assegureu-vos que la secció 1 s’ompli completament. Vostè és responsable de verificar la exhaustivitat i exactitud de la informació proporcionada. La secció 1 requereix que l’empleat proporcioni la informació següent:
- El seu nom legal complet, inclosos els cognoms que hagin utilitzat en el passat.
- La seva adreça. Si no tenen adreça, l’empleat ha de proporcionar una descripció d’on viu.
- La seva data de naixement. A més, si utilitzeu el sistema de verificació electrònica, l’empleat també haurà de proporcionar el seu número de seguretat social. L'empleat també té l'opció de proporcionar una adreça de correu electrònic i un número de telèfon.
- Una atestació del seu estatus de ciutadania i de la seva capacitat per treballar als EUA. Si l’empleat acredita ser un “estranger autoritzat a treballar”, haurà de proporcionar un número de registre d’estranger o el número d’admissió del formulari I-94.
- La seva signatura i una data.
Pas 4. Examineu els documents originals de l’empleat
Abans de poder emplenar les seccions 2 i 3 del formulari I-9, heu d'obtenir còpies originals de determinats documents per ajudar-vos a verificar la identitat del vostre empleat. Quan el vostre empleat us presenti els documents originals necessaris, examineu-los acuradament per assegurar-vos que siguin genuïns. La persona que examini els documents ha de ser la mateixa persona que signa la secció 2 del formulari I-9. A més, l’empleat us ha de presentar físicament els documents. No poden fer que algú ho faci per ells ni els pot deixar perquè els vegeu més endavant. A la pàgina nou del formulari I-9 es troba una llista de documents acceptables.
- Els documents acceptables inclouen passaports, llicències de conduir, targetes de registre d’electors, DNI militars, targeta de la Seguretat Social i certificats de naixement.
- Alguns documents es troben dins de determinades llistes. Quan empleneu la secció 2, haureu de disposar de determinats documents de determinades llistes per complir els requisits del formulari I-9 (és a dir, necessitareu un document de la llista A o B i un document de la llista C).
Pas 5. Completeu la secció 2
Un cop se us presentin els formularis de documents acceptables, empleneu la secció 2. Primer, introduïu el nom del treballador tal com estava escrit a la secció 1. En segon lloc, introduïu la informació del document a l'àrea proporcionada. Assegureu-vos d’obtenir el nombre requerit de documents originals de les llistes requerides. En tercer lloc, introduïu la data en què l’empleat va començar a treballar per a vosaltres. En quart lloc, l’empresari que ha examinat els documents ha de donar fe d’examinar-los físicament signant i datant la Secció 2.
En aquest moment, els vostres deures es compleixen sempre que l’empleat no canviï el seu nom, canviï la seva informació d’identitat ni es contracti de nou. En absència d’aquestes circumstàncies, podeu ometre la secció 3 i simplement presentar el formulari I-9 completat
Pas 6. Empleneu la secció 3 quan sigui necessari
Si torneu a contractar un empleat o bé cal tornar a verificar la seva informació (és a dir, l’empleat canvia el seu nom o informació d’identificació), haureu d’omplir la secció 3 del formulari I-9. Si existeix alguna d'aquestes circumstàncies, heu de trobar el formulari I-9 emplenat anteriorment i:
- Introduïu el nou nom de l’empleat
- Introduïu la data de contractació de l’empleat
- Introduïu la informació del document nou
- Signeu i dateu la secció 3 completada.
Pas 7. Conserveu el formulari I-9 en un lloc segur
Heu de conservar els formularis I-9 emplenats mentre l’empleat treballi per vosaltres. Un cop cessat l’empleat, haureu de conservar el formulari I-9 durant tres anys després de la data de contractació o bé un any després de la baixa, el que sigui posterior. Les còpies es poden conservar en paper o electrònicament.
- Si esteu emmagatzemant el vostre I-9 en paper, podeu emmagatzemar-los al lloc o fora del lloc, sempre que pugueu presentar els formularis en un termini de tres dies després de la sol·licitud.
- Si emmagatzemeu els vostres I-9 electrònicament, s’han d’emmagatzemar de manera que es protegeixi la informació privada i es mantingui l’autenticitat de la informació. Quan emmagatzemeu els vostres formularis electrònicament, heu de mantenir i posar a disposició la documentació dels vostres processos d’emmagatzematge.
Pas 8. Feu que els formularis estiguin disponibles a petició
El govern dels Estats Units, concretament el Departament de Seguretat Nacional, l’Oficina d’Advocats Especials i el Departament de Treball, poden sol·licitar una prova de la vostra I-9 completada sempre que us notifiquin amb tres dies d’antelació. Si rebeu una sol·licitud lícita, assegureu-vos de proporcionar tota la documentació sol·licitada de manera oportuna. Si no ho feu, és possible que us multin.
Mètode 2 de 3: verificació de l'eligibilitat laboral en línia
Pas 1. Inscriviu-vos amb E-Verify
E-Verify és un sistema de verificació basat en Internet que permet als empresaris comprovar l’elegibilitat dels seus treballadors. El sistema és d’ús lliure sempre que us registreu i accepteu les condicions d’ús. Per inscriure-us, heu de visitar el lloc web d’inscripció i acceptar les condicions d’ús. Un cop llegida la informació, feu clic a "Comença la inscripció de verificació electrònica" per iniciar el procés.
- Comenceu responent a preguntes que us ajudaran a determinar quin mètode d’accés us convé. Un cop emplenat el qüestionari, reviseu les respostes i confirmeu el mètode d’accés més adequat per a vosaltres.
- Aleshores haureu de seleccionar la designació de la vostra organització, cosa que us ajudarà a E-Verify a configurar-vos amb el sistema de verificació adequat. Alguns empresaris han de complir requisits únics. Per exemple, si sou contractista federal, se us demanarà que respongueu a més preguntes.
- Reviseu les obligacions de la vostra empresa, que es recullen en un memoràndum d’entesa (MOU). Si accepteu els termes del MOU, feu clic a "Accepto" i signeu la part inferior de la pàgina.
- En aquest moment, haureu de proporcionar a E-Verify informació sobre la vostra empresa i qui administrarà el procés de verificació electrònica. Quan hàgiu acabat, podeu revisar la informació i imprimir el MOU signat.
Pas 2. Creeu un cas mitjançant un formulari I-9 completat
Fins i tot si utilitzeu el sistema de verificació electrònica, encara necessitareu que l’empleat empleni la secció 1 del formulari I-9 (o com a mínim us proporcioni la informació necessària). Recordeu que haureu de tenir el número de la Seguretat Social de l’empleat per utilitzar el sistema de verificació electrònica. Mitjançant la informació necessària, crearà un cas no més tard de tres dies després de la contractació de l’empleat.
Pas 3. Relaciona les fotos quan estiguin disponibles
Un cop introduïu la informació necessària i inicieu un cas, és possible que se us demani que coincideixi amb les fotos si n'hi ha una disponible. Si el vostre empleat us va proporcionar un passaport, la targeta de resident permanent del formulari I-551 o el document d’autorització d’ocupació del formulari I-766, se us demanarà automàticament que compareu la foto del document amb la foto que apareix a la pantalla.
Pas 4. Rep un resultat de cas provisional
Després d’introduir correctament la informació de l’empleat al sistema de verificació electrònica, es proporciona un resultat del cas. En alguns casos, la vostra resposta inicial pot ser provisional. Els resultats de casos provisionals es produeixen quan E-Verify necessita més informació abans de prendre una determinació final sobre la elegibilitat d’un empleat per treballar. Per exemple, els resultats de casos provisionals sovint es produeixen quan:
- El Departament de Seguretat Nacional (DHS) o l’Administració de la Seguretat Social (SSA) provisionalment no confirma l’empleat. Això significa que la informació proporcionada no coincideix amb els registres disponibles i que es necessita més informació.
- Falta informació d’I-9 o s’introdueix incorrectament. Quan això passi, haureu de tornar enrere i corregir els errors d'entrada.
- DHS necessita més temps per verificar. Quan això passi, no cal que feu cap acció. La majoria d'aquests casos es finalitzen en 24 hores, però alguns triguen fins a tres dies.
- El vostre cas continua. Quan això passa, significa que un empleat ha visitat una oficina SSA o DHS. No cal fer cap acció per part vostra. Simplement significa que SSA o DHS necessiten més temps per verificar l’elegibilitat.
Pas 5. Rebre el resultat final del cas
El procés de verificació electrònica no s'ha completat fins que no rebeu el resultat final del cas i el tanqueu. Tancar un cas és fàcil i passareu pel procés després de rebre el resultat final del cas. Els resultats finals del cas adopten una de les quatre formes següents:
- Ocupació autoritzada, que significa que l’empleat és elegible per treballar.
- No confirmació final de DHS o SSA, que E-Verify no pot verificar l’elegibilitat de l’empleat per treballar.
- DHS no presentació, el que significa que l’empleat no es va posar en contacte amb DHS en el període de temps requerit.
- Error, que vol dir que heu de tancar el cas i tornar-lo a enviar.
Mètode 3 de 3: confirmació de la vostra pròpia elegibilitat laboral
Pas 1. Visiteu el lloc web de DHS
Si sou algú que desitgi comprovar la vostra pròpia elegibilitat laboral, podeu fer-ho mitjançant el servei Self Check d’E-Verify. Aquest és un servei gratuït disponible per a tots els majors de 16 anys. Per comprovar el vostre propi estat d’elegibilitat laboral, visiteu el lloc web DHS E-Verify.
Pas 2. Feu clic a l'enllaç Autocontrol
Un cop al lloc web del DHS, veureu un enllaç "E-Verify Self Check" a la part esquerra de la pàgina web aproximadament 2/3 de la pàgina. Feu clic a aquest enllaç i us dirigirà al lloc web de Self Check. Allà trobareu informació sobre com crear un compte, completar el procés d’autocontrol i obtenir resultats.
Pas 3. Creeu un compte
Necessiteu un compte per utilitzar el sistema de comprovació automàtica. A la pàgina d'inici de comprovació automàtica, feu clic a l'enllaç "Crea un compte" a la part superior de la pàgina. A partir d’aquí se us demanarà que accepteu certes condicions d’ús. A continuació, podeu triar avançar en espanyol o anglès.
Pas 4. Introduïu les dades d'identificació
Un cop avanceu en anglès o espanyol, se us demanarà que introduïu les vostres dades d'identificació. Inclourà el vostre nom, la data de naixement i el número de la Seguretat Social. Quan hàgiu completat tota la informació d'aquesta pàgina, feu clic a "Continua".
Pas 5. Feu un qüestionari
Després d’introduir la vostra informació, el lloc web la verificarà mitjançant diverses fonts governamentals. A continuació, el lloc web generarà una sèrie de preguntes personals a les quals només coneixereu les respostes. Aquestes preguntes apareixeran a la pantalla de l'ordinador per respondre-les. Un cop respongueu les preguntes del qüestionari, feu clic a "Continua".
Pas 6. Introduïu les dades del document
Si heu establert amb èxit la vostra identitat (és a dir, responeu correctament a les preguntes del concurs), avançareu per confirmar la vostra elegibilitat per al treball. En aquest moment, haureu de proporcionar certa documentació que confirmi la vostra elegibilitat per treballar. Pot incloure un número de la Seguretat Social, l'estat de ciutadania i detalls sobre qualsevol documentació d'immigració (per exemple, una targeta verda).
Introduïu la informació d'aquesta documentació i feu clic a "Continua"
Pas 7. Obteniu el vostre resultat
Tan bon punt envieu la vostra informació, es compararà amb els registres governamentals per determinar la vostra elegibilitat per treballar. La resposta serà gairebé immediata. El resultat que apareixerà prendrà una de les dues formes següents:
- En primer lloc, el sistema de comprovació automàtica pot considerar que és apte per treballar. Si obteniu aquesta resposta, qualsevol empresari que utilitzi E-Verify també obtindria aquesta resposta quan us contractin.
- En segon lloc, és possible que el sistema d’autocontrol no pugui treballar. Si això passa és perquè hi ha un desajustament en la informació que heu proporcionat i en la informació que té el govern. Si rebeu aquest missatge, el lloc web us proporcionarà informació sobre com podeu corregir els vostres registres per tal de ser elegible per treballar.