L'IRS considera generalment empleats de la llar, mainaderes i altres persones que treballen a casa i als voltants de casa, ja que controles la feina que fan i com la fan. Com a empresari, heu de retenir els impostos de la Seguretat Social i Medicare (FICA) del seu sou. No haureu de retenir l’impost federal sobre la renda. També sou responsable dels impostos per desocupació federal (FUTA) dels primers 7.000 dòlars que pagueu cada any als empleats de la llar. Segons el lloc on visqueu, és possible que tingueu obligacions fiscals estatals addicionals.
Passos
Part 1 de 3: Retenció i pagament d'impostos FICA
Pas 1. Totalitzar els ingressos anuals del vostre empleat
Haureu de retenir i pagar els impostos FICA per als empleats de la vostra llar si els pagueu més de $ 2, 100 en salari en efectiu al llarg de l'any.
- Els salaris en efectiu inclouen els diners pagats directament a l’empleat, però no inclouen compensacions en espècies, com ara àpats o allotjament. Per exemple, si teniu una mainadera i li pagueu 200 dòlars a la setmana, només la indemnització setmanal de 200 dòlars es considera salari en efectiu, no el valor de l'allotjament ni del menjar que pugui consumir a casa vostra.
- En la majoria dels casos, les persones que treballen a la vostra llar es consideraran empleats i estaran subjectes a retencions FICA. Tot i això, si teniu dubtes, podeu presentar el formulari SS-8 i demanar a l’IRS que en faci una determinació. Baixeu-vos el formulari a
Pas 2. Sol·liciteu un número d’identificació de l’empresari (EIN)
És possible que ja pagueu impostos individuals al vostre número de la Seguretat Social. Tanmateix, si voleu retenir i pagar impostos per un empleat, necessiteu un EIN separat.
La forma més senzilla d’obtenir un EIN és en línia. Proporcioneu informació bàsica i el vostre EIN s’emetrà immediatament. Visiteu el lloc web de l’IRS a https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp per començar
Pas 3. Empleneu i envieu el formulari I-9
El formulari I-9 és un formulari de Serveis de ciutadania i immigració dels Estats Units (USCIS) que demostra que el vostre empleat de la llar pot treballar legalment als Estats Units. Haureu de verificar la identificació del vostre empleat.
- Aneu a https://www.uscis.gov/i-9-central per descarregar el formulari i les instruccions o truqueu al 1-800-870-3676 i us en farem arribar un.
- Heu de conservar una còpia del formulari I-9 als vostres registres sempre que l’empleat treballi per vosaltres.
Pas 4. Empleneu el formulari W-2 cada any
Utilitzeu aquest formulari per informar sobre els salaris i els impostos retinguts durant l'any. Entregueu al vostre empleat còpies B, C i 2 abans del 31 de gener de l'any següent.
Podeu descarregar una còpia del formulari W-2 a https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw2.pdf. Assegureu-vos que el formulari que baixeu tingui la data corresponent a l'any que voleu informar
Pas 5. Arxiveu el formulari W-2 amb el formulari W-3
El formulari W-2, juntament amb un formulari de transmissió completat, s’ha de presentar a l’Administració de la Seguretat Social (SSA) abans del 31 de gener de l’any següent. La forma més senzilla d’arxivar és en línia.
- Si feu una presentació en línia, no cal que empleneu un formulari W-3 separat. El SSA generarà aquest formulari quan presenteu el vostre W-2.
- També heu d’utilitzar el fitxer escanejable disponible directament des de SSA per presentar un W-2 amb el SSA. No podeu utilitzar la còpia disponible per descarregar des de l'IRS.
- Visiteu https://www.ssa.gov/employer/ per registrar-vos als serveis comercials en línia de l'SSA. L’ús d’aquests serveis no comporta cap càrrec.
Pas 6. Completeu l’annex H amb la vostra declaració d’impostos anual
Quan presenteu els vostres impostos cada any, empleneu i adjunteu l’annex H per calcular els passius fiscals dels empleats de la vostra llar. Si utilitzeu programari de preparació d’impostos, el calendari es completarà en funció de les vostres respostes a preguntes senzilles.
- Podeu descarregar el formulari i les instruccions de la programació H a
- Si no esteu obligat a presentar el formulari 1040, però encara heu de pagar impostos per a un empleat de la llar, podeu signar i presentar l’annex H per separat.
Pas 7. Realitzeu els pagaments d’impostos estimats si cal
Si preveieu que deureu més d'1.000 $ d'impostos al final de l'any, se us demanarà que pagueu impostos trimestrals. Si heu de pagar 1.000.000 de dòlars o més per impostos, també se us pot aplicar una penalització estimada de pagament insuficient.
- Si no esteu segur de quant deureu potencialment en impostos, podeu utilitzar el full de càlcul que acompanya el formulari 1040-ES per estimar la vostra obligació fiscal. Baixeu-vos el formulari i les instruccions a
- Si teniu una feina a temps complet, també podeu demanar al vostre empresari que retingui diners addicionals per als vostres impostos, en lloc de pagar impostos estimats separats cada trimestre.
- Si no retingueu els impostos federals o estatals sobre la renda dels empleats de la vostra llar, consulteu-los que també haurien de pagar els impostos trimestrals estimats sobre els seus ingressos.
Pas 8. Feu la declaració anual d’impostos de forma habitual
Tenir empleats de la llar no canvia la manera de pagar normalment els impostos. Quan presenteu el vostre 1040, també presentareu l’annex H que detalla el que heu pagat als empleats de la vostra llar. Si heu estat pagant impostos trimestrals estimats, no hauríeu de deure diners addicionals en concepte d’impostos.
Si deureu impostos com a resultat d’impostos als empleats de la llar que no estan coberts per cap pagament trimestral d’impostos que hàgiu fet, podeu pagar aquests impostos en línia o mitjançant el vostre programari de preparació d’impostos, tal com ho faríeu normalment
Part 2 de 3: Pagar impostos FUTA
Pas 1. Totalitzeu els vostres pagaments a tots els empleats de la llar a l’annex H
Generalment, heu de pagar impostos sobre la desocupació federal (FUTA) a raó del 6% dels primers 7.000 dòlars de salaris pagats als empleats de la llar.
- Si només teniu un empleat de la llar i els pagueu menys d’1.000 $ en qualsevol trimestre, no esteu obligats a pagar impostos FUTA. Tanmateix, si teniu més d’un empleat de la llar, pagueu impostos FUTA en funció de l’import total que pagueu a tots ells, fins i tot si pagueu un empleat inferior a 1.000 dòlars al trimestre.
- Quan feu el total dels pagaments realitzats als empleats de la llar, també heu d'incloure els pagaments a qualsevol empleat que no compleixi el llindar (1.000.000 o més en un trimestre). Tanmateix, no cal que inclogueu els pagaments realitzats a persones que treballen a la vostra llar i que no es consideren empleats, com ara membres de la família o estudiants a temps complet menors de 18 anys.
Pas 2. Informeu de les vostres contribucions al fons d’atur del vostre estat
Si pagueu totes les contribucions necessàries al vostre fons d’atur estatal abans del termini fiscal anual, podeu utilitzar aquests pagaments com a crèdit contra els vostres impostos FUTA.
- Si totes les vostres contribucions s'han fet abans del termini, podeu obtenir un crèdit de fins al 5,4 per cent contra l'impost FUTA. Això us proporciona una taxa efectiva del 0,6 per cent per pagar els impostos FUTA amb la vostra declaració anual.
- Es pot reduir l'import del vostre crèdit si us trobeu en un estat de reducció de crèdit. Són estats identificats pel Departament de Treball dels Estats Units que no han pagat diners prestats del govern federal per pagar les prestacions d’atur. Aquests estats canvien cada any i es detallen a les instruccions de l’annex H.
Pas 3. Pagueu impostos FUTA amb la vostra declaració anual
Després de completar la programació H, introduïu l'import dels impostos FUTA que deu, si n'hi ha, a la línia 60a del vostre 1040. Aquest import forma part de la vostra obligació tributària federal general i es pot reduir amb les deduccions o crèdits que reclameu. així com els pagaments d’impostos que hàgiu fet durant tot l’any.
Si no esteu obligat a presentar una declaració d'impostos del formulari 1040, però encara heu pagat els empleats de la llar, podeu signar i presentar la llista H per separat i pagar l'import que tingueu a compte
Part 3 de 3: avaluació de la vostra responsabilitat tributària estatal
Pas 1. Poseu-vos en contacte amb l'agència tributària del vostre estat
Si teniu un empleat de la llar i en pagueu impostos federals, és probable que també sou responsable de contribuir al fons d’atur del vostre estat. Per determinar la vostra responsabilitat, poseu-vos en contacte amb l'agència tributària del vostre estat.
El Departament de Treball dels Estats Units té una llista de l’agència tributària de cada estat amb enllaços als seus llocs web a
Pas 2. Obteniu una assegurança d’indemnització del treballador si cal
Molts estats requereixen que tingueu una assegurança de compensació laboral per als empleats de la vostra llar. Aquest requisit normalment s’inicia si els pagueu més d’un import llindar o si treballen un nombre mínim d’hores.
- Per exemple, se us demana que tingueu una assegurança de compensació laboral a Massachusetts si teniu un empleat de la llar que treballa almenys 16 hores a la setmana. Poseu-vos en contacte amb el departament de treball del vostre estat per esbrinar si es requereix una compensació del treballador en les vostres circumstàncies.
- En general, podeu obtenir una assegurança d’indemnització del treballador de qualsevol agència o corredor d’assegurances que gestioni l’assegurança empresarial.
Pas 3. Retenir els impostos estatals segons sigui necessari
És possible que el vostre estat tingui impostos addicionals, com ara els impostos estatals per discapacitat, que haureu de retenir als salaris dels empleats de la vostra llar. La vostra agència tributària estatal podrà proporcionar més informació.
La majoria dels estats no requereixen que retingueu els impostos sobre la renda de l'estat per als empleats de la vostra llar, però podeu fer-ho si vosaltres i el vostre empleat accepten fer-ho. En cas contrari, és probable que el vostre empleat estigui interessat en els impostos trimestrals estimats
Pas 4. Arxiveu informes trimestrals
La majoria dels estats requereixen que presenteu informes trimestrals a l’agència tributària de l’estat per identificar els vostres empleats i la quantitat de diners que van guanyar durant aquest trimestre. És possible que també se us demani que presenteu informes similars al departament d’ingressos del vostre estat, encara que no retingueu els impostos sobre la renda de les nòmines dels empleats de la vostra llar.
El centre de negocis del departament d’ingressos del vostre estat us podrà proporcionar més informació sobre els informes que heu de presentar
Consells
- No heu de pagar impostos sobre els empleats de la llar si teniu un empleat de la llar, com ara una mainadera, que té menys de 18 anys i va a l’escola a temps complet.
- No està obligat a retenir els impostos federals o estatals sobre la renda dels salaris dels empleats de la llar. Tanmateix, podeu fer-ho si us ho demanen i esteu d’acord.
- Mantingueu tots els registres que donin suport a la informació de les declaracions fiscals durant 4 anys. També heu de portar un registre del número de la Seguretat Social del vostre empleat juntament amb el seu nom exactament tal com apareix a la targeta de la Seguretat Social.